Registre des ventes TPS TVQ Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Complétez les renseignements dans Paramètres

Dans la feuille Paramètres, modifiez uniquement les cellules jaunes : nom de l’entreprise, NEQ, numéros TPS et TVQ, année de suivi et devise. L’année entrée en B8 doit se situer entre 2000 et 2100. Les numéros d’inscription affichés servent de référence administrative dans le classeur.

Vérifiez les codes fiscaux avant de facturer

La table des codes fiscaux contient Taxable QC, Détaxée, Exonérée et Hors champ. Le code Taxable QC est configuré avec une TPS de 5 % et une TVQ de 9,975 %. Les autres codes ont des taux à zéro. Ces paramètres doivent correspondre au traitement fiscal applicable à votre vente avant la saisie.

Inscrivez une ligne par facture ou note de crédit

Dans Registre des ventes, commencez à la ligne 8. Saisissez la date de facture, le numéro de facture, le client, la description, la catégorie, le code fiscal, le montant avant rabais, le rabais, l’état de paiement, la date de paiement et les notes. Les catégories, codes fiscaux et états de paiement sont proposés dans des listes.

Relisez les colonnes calculées

Après la saisie, Excel calcule le montant net avant taxes, les taux, la TPS, la TVQ, le total facturé et le mois associé à la date de facture. Le montant net ne descend pas sous zéro lorsque vous inscrivez un rabais. Les montants de vente doivent demeurer avant taxes dans les zones de saisie.

Consultez les résultats annuels

Au Tableau de bord, les totaux proviennent des opérations inscrites au registre. La feuille présente les ventes nettes, les taxes calculées, le total facturé et les factures à recevoir. Le sommaire mensuel et son graphique aident à revoir les résultats de l’année selon la date des factures.

Chaque ligne du registre commence par le montant avant rabais et le rabais accordé. Le fichier en déduit le net avant taxes, applique les taux correspondant au code fiscal choisi, puis calcule séparément la TPS et la TVQ. Le total facturé additionne ensuite ces trois montants.

Cette structure permet d’enregistrer dans le même fichier une vente taxable au Québec, une vente détaxée, une vente exonérée ou une vente hors champ des taxes. La catégorie sert à préciser le type de vente, notamment Produits, Services professionnels, Main-d’œuvre, Frais de livraison, Location ou Autre.

Les formules utilisent le code fiscal de chaque ligne pour retrouver les taux enregistrés dans Paramètres. Il importe donc de choisir le code dans la liste prévue plutôt que de le saisir différemment. Le fichier calcule les montants selon ses paramètres; il ne confirme pas le traitement fiscal requis pour une transaction donnée.

Une facture peut recevoir l’état Payée, À recevoir ou Annulée. Ajoutez la date de paiement lorsqu’un règlement est encaissé et utilisez la colonne Notes pour conserver un renseignement utile, par exemple un paiement par virement ou la mention d’un rabais commercial.

Le Tableau de bord additionne les totaux facturés dont l’état est À recevoir. Il affiche aussi le nombre de factures concernées. Cette distinction aide à revoir les sommes facturées qui n’ont pas encore été indiquées comme payées, sans confondre le volume de ventes avec les encaissements.

Pour obtenir un suivi cohérent, mettez à jour l’état de paiement au fur et à mesure. Une facture réglée demeure dans les ventes du mois de sa date de facture, mais elle ne fait plus partie des factures à recevoir une fois que son état est modifié.

Au tableau de bord, les principaux indicateurs annuels regroupent les ventes nettes avant taxes, la TPS calculée, la TVQ calculée et le total facturé. Un deuxième bloc présente le montant facturé à recevoir ainsi que le nombre de factures qui portent cet état de paiement.

Le tableau mensuel couvre les douze mois de l’année définie dans Paramètres. Pour chaque période, il montre les ventes nettes, les taxes, le total facturé, le nombre de factures et le total à recevoir. Le graphique associé reprend le total facturé par mois, ce qui facilite une lecture rapide de l’évolution annuelle.

Le classement mensuel repose sur la date de facture inscrite dans le registre. Ainsi, une facture datée de janvier demeure dans les résultats de janvier même si sa date de paiement se situe en février. Cette séparation est utile pour interpréter les ventes et les paiements comme deux informations distinctes.

Dans Paramètres, Taxable QC est associé à un taux TPS de 5 % et à un taux TVQ de 9,975 %. Détaxée, Exonérée et Hors champ sont configurés à zéro. Les taux sont visibles et modifiables dans la table des codes fiscaux du fichier.

Avant de modifier un paramètre, vérifiez qu’il correspond à la réalité de vos ventes et à vos obligations. Les numéros TPS et TVQ inscrits dans Paramètres sont fournis à titre d’information seulement. Le classeur ne remplace pas la validation requise auprès d’une ressource compétente pour les obligations liées à Revenu Québec ou à l’ARC.

Une attention particulière à la saisie du code fiscal évite les écarts dans les calculs. Les listes du registre limitent les choix aux codes prévus dans Paramètres, ce qui favorise un registre plus uniforme d’une facture à l’autre.