Suivi de petite caisse Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Régler les paramètres de la période

Dans Paramètres, inscrivez la date de début et la date de fin du suivi, puis le solde initial de la petite caisse. Ajoutez aussi la date du comptage réel et le montant compté. Ces données alimentent directement les résultats du Tableau de bord.

Plus bas, les taux de TPS et de TVQ servent aux calculs des dépenses taxables. Les valeurs initiales sont de 5 % et de 9,975 %. Comme ces taux sont modifiables, vérifiez toujours leur application et l’admissibilité fiscale des dépenses avec la personne responsable de la comptabilité.

Saisir chaque mouvement au Registre

Pour chaque opération, utilisez une ligne du Registre et notez le numéro de transaction, la date, le type de mouvement, la catégorie, le fournisseur ou bénéficiaire, la description et le montant. Complétez ensuite le traitement des taxes, le mode de paiement, le statut justificatif et les notes au besoin.

Les listes de choix comprennent Dépense, Approvisionnement, Remboursement, Correction positive et Correction négative. Les catégories offertes couvrent notamment les fournitures de bureau, les déplacements, le stationnement, les repas et représentation, les frais postaux et les télécommunications. Le registre est préparé jusqu’à la ligne 502; une ligne vide ne constitue pas une transaction.

Contrôler les colonnes calculées

Après la saisie, les colonnes TPS, TVQ, total du mouvement, entrée en caisse, sortie de caisse et solde théorique se calculent automatiquement. Une dépense identifiée comme Taxable utilise le montant inscrit avant taxes ainsi que les taux définis dans Paramètres.

Selon le type de mouvement choisi, le montant est dirigé vers une entrée ou une sortie de caisse. Un approvisionnement, un remboursement ou une correction positive augmente le solde; une dépense ou une correction négative le réduit. Conservez les formules en place et enregistrez une correction comme un nouveau mouvement pour maintenir une trace claire.

Faire le rapprochement de fin de période

Une fois le comptant physique dénombré, consultez le Tableau de bord. Le sommaire affiche le solde initial, les entrées, les sorties, le solde théorique de fin de période et le montant réellement compté.

Dans la zone de rapprochement, l’état indique Rapproché lorsque l’écart est nul. Autrement, le fichier affiche un excédent à expliquer ou un montant manquant à expliquer. Les contrôles finaux signalent également les reçus à obtenir, les transactions hors période et les soldes négatifs détectés.

Dans une PME, la petite caisse sert souvent à régler des dépenses modestes qui ne passent pas immédiatement par le compte bancaire de l’entreprise. Sans suivi régulier, les billets, la monnaie et les reçus s’accumulent, puis le montant disponible devient difficile à expliquer.

Le Registre offre une structure complète pour documenter ces opérations. Chaque ligne comporte la date, le fournisseur ou bénéficiaire, la description, le montant et la catégorie. Vous pouvez donc associer un achat de fournitures de bureau ou un frais de stationnement à son contexte, plutôt que de conserver seulement un total global.

Du côté du Tableau de bord, les données saisies sont regroupées pour la période définie dans Paramètres. Les dépenses avant taxes, les taxes suivies et les dépenses totales taxes incluses y sont présentées avec les principaux résultats de caisse.

Un retrait bancaire pour renflouer la caisse ne représente pas une dépense. À l’inverse, un achat payé comptant doit diminuer le montant disponible. Le type de mouvement choisi dans le Registre permet au fichier de distinguer ces deux situations.

Lorsqu’une ligne est enregistrée comme Approvisionnement, Remboursement ou Correction positive, son montant est calculé dans les entrées en caisse. Une Dépense ou une Correction négative est plutôt portée aux sorties. Cette séparation alimente le calcul du solde théorique au fil des transactions.

Pour garder un historique utile, indiquez aussi le mode de paiement et une note lorsqu’une précision est nécessaire. Les choix prévus comprennent Argent comptant, Remboursement comptant et Ajustement administratif. Le tableau du Registre peut ensuite être filtré selon les colonnes disponibles.

Une dépense marquée Taxable déclenche le calcul de la TPS et de la TVQ dans le Registre. Le montant avant taxes est utilisé avec les taux inscrits dans Paramètres, puis le total du mouvement est calculé. Les mouvements qui ne sont pas des dépenses ne suivent pas cette même logique.

Pour les dépenses Exonéré ou Non applicable, les colonnes de taxes ne calculent pas de TPS ni de TVQ. Cette distinction aide à conserver un suivi administratif cohérent, mais ne permet pas à elle seule de déterminer le traitement fiscal applicable à chaque dépense.

Au moment de saisir une ligne, le statut justificatif peut être Reçu joint, À obtenir ou Non requis. Le Tableau de bord compte les pièces justificatives à obtenir dans la période choisie. Ce repère facilite la relance des reçus absents avant une révision comptable.

À la fermeture d’une période, comptez l’argent disponible dans la petite caisse et inscrivez ce montant dans Paramètres. Le Tableau de bord compare alors ce comptage réel au solde théorique provenant des entrées et sorties inscrites au registre.

Un écart de zéro donne l’état Rapproché. Si le montant compté est plus élevé, le sommaire affiche un excédent à expliquer; s’il est plus bas, il affiche un montant manquant à expliquer. Le fichier rend visible le résultat du rapprochement, sans modifier les mouvements pour vous.

Avant de conclure, vérifiez les contrôles finaux. Ils recensent les transactions datées hors de la période, les reçus à obtenir, les soldes négatifs détectés et l’écart de caisse. Cette lecture ciblée aide à retrouver une date erronée, un montant mal classé ou une opération oubliée.