Journal de dépenses pour travailleur autonome au Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Configurer l’exercice et les paramètres fiscaux

Commencez dans Paramètres. Inscrivez l’année de l’exercice, le nom de l’entreprise ou du travailleur autonome, les taux de TPS et de TVQ ainsi que votre inscription aux fichiers. Les valeurs affichées au départ sont modifiables; elles doivent être vérifiées selon votre situation avant toute production fiscale.

Cette feuille contient aussi les catégories proposées, les modes de paiement, les réponses Oui ou Non et les choix de traitement comptable. Ces listes alimentent les champs correspondants du Journal dépenses.

Saisir une dépense par ligne

Dans Journal dépenses, ajoutez le numéro de transaction, la date, le fournisseur et une description. Précisez ensuite la catégorie, le projet ou client, le mode de paiement et si un reçu est disponible. La date est contrôlée pour demeurer à l’intérieur de l’exercice indiqué dans Paramètres.

Indiquer les taxes et la portion d’affaires

Entrez le montant avant taxes, puis indiquez Oui ou Non dans les colonnes Taxable TPS et Taxable TVQ. Inscrivez le pourcentage d’affaires applicable, entre 0 % et 100 %. Une dépense entièrement professionnelle peut donc être saisie à 100 %, tandis qu’une dépense mixte exige une proportion adaptée à son usage d’affaires.

Vérifier les résultats au tableau de bord

Au Tableau de bord, les données du journal sont cumulées automatiquement. Consultez le nombre de transactions, le total payé, la part entreprise, les taxes récupérables estimées et le montant net entreprise estimé. La répartition par catégorie est accompagnée d’un graphique, et un contrôle compare les totaux calculés par catégorie au total du journal.

Pour une entreprise individuelle, le suivi quotidien devient vite imprécis lorsque les achats sont dispersés entre carte de crédit, débit, virement et prélèvement automatique. Le journal prévoit justement un champ pour le mode de paiement, en plus du fournisseur, de la description et du projet ou client. Cette information facilite la recherche d’une opération lorsque vient le temps de rapprocher vos documents.

Onze catégories sont déjà proposées, dont Publicité et promotion, Fournitures de bureau, Télécommunications, Internet et logiciels, Frais bancaires, Déplacements et kilométrage, Repas et représentation, Assurances, Formation professionnelle, Loyer et espace de travail et Immobilisation à traiter. Elles servent également au sommaire par catégorie du tableau de bord.

Une ligne d’exemple montre la structure attendue, notamment pour des fournitures de bureau ou un service Internet. Ces exemples sont des données déjà présentes dans le fichier; ils ne déterminent pas vos propres dépenses. Remplacez-les ou adaptez-les à votre registre, en conservant une ligne par transaction.

Dans le Journal dépenses, les colonnes TPS et TVQ sont calculées à partir du montant avant taxes et des réponses inscrites dans les deux champs taxables. Le taux de TPS est réglé à 5 % et celui de TVQ à 9,975 % dans Paramètres, mais ces taux demeurent des paramètres modifiables, et non une confirmation de votre admissibilité.

Selon les réponses indiquées pour l’inscription au fichier de la TPS et au fichier de la TVQ, le fichier estime les taxes récupérables sur la portion d’affaires. La colonne Montant net entreprise estimé soustrait ensuite cette estimation de la part entreprise. Ces résultats soutiennent votre suivi interne; ils ne remplacent pas la validation des dépenses, des taxes ou des réclamations auprès de Revenu Québec et de l’ARC.

Le traitement comptable offre trois choix : Dépense courante, Immobilisation à traiter et À valider. Utilisez ce dernier lorsque la nature de l’achat mérite une vérification avant de l’intégrer à vos dossiers. La distinction est particulièrement utile pour éviter de classer automatiquement tous les achats de matériel comme une dépense courante.

Un reçu absent n’empêche pas de consigner une opération, mais il doit être visible dans votre suivi. En indiquant Non dans Reçu disponible, la transaction est comptée au tableau de bord sous Transactions sans reçu. Vous obtenez ainsi une liste filtrable dans le journal et un indicateur global à consulter avant de préparer vos documents.

Le tableau de bord ne se limite pas à afficher un total. Il compare le total de la part entreprise provenant du journal avec la somme des montants répartis par catégorie. L’écart affiché et le statut du contrôle indiquent si les totaux sont réconciliés ou s’ils doivent être vérifiés. Cette vérification concerne la cohérence interne des calculs du fichier.

Pour conserver une piste claire, ajoutez une note lorsque nécessaire, par exemple l’emplacement d’un reçu numérique ou une précision sur l’achat. Le champ Notes et la colonne Traitement comptable permettent de documenter ce qui devra être revu, sans modifier les colonnes de calcul.