Suivi formation employés au Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Mettre à jour le répertoire des employés

Commencez dans Employés en inscrivant le numéro d’employé, le prénom, le nom, le service, le poste, la date d’embauche, le statut d’emploi, le statut actif et le courriel professionnel. Le nom complet est calculé à partir du prénom et du nom. Le numéro d’employé doit rester unique puisqu’il relie chaque personne à son dossier de formation.

Adapter les paramètres de suivi

Dans Paramètres, ajustez l’année de suivi, le budget annuel de formation et le nombre de jours avant échéance. La valeur initiale de 60 jours sert à identifier une échéance prochaine. Vous pouvez aussi modifier les listes de statuts, de types de formation, de modes, de services et de statuts d’emploi selon votre organisation.

Inscrire une formation attribuée

Dans Suivi formations, saisissez une ligne par formation attribuée. Indiquez l’ID formation, le numéro d’employé, le titre, le fournisseur ou formateur, le mode, le statut, les dates, la durée et les coûts. Le nom de l’employé et son service se remplissent à partir du numéro choisi, tandis que le coût total additionne le coût avant taxes et les taxes applicables.

Documenter les certificats et les échéances

Pour une formation complétée, précisez si un certificat est requis et s’il a été obtenu. Lorsque le document est disponible, ajoutez son lien ou son emplacement, puis toute note utile dans Commentaires. Une date d’expiration fait calculer les jours restants et l’état de conformité : Conforme, Échéance prochaine, Expirée ou Certificat manquant.

Lire le tableau de bord

Au tableau de bord, vérifiez les indicateurs de formations inscrites, de formations complétées, d’heures complétées, de coût total, de budget restant et d’alertes. Le sommaire par service distingue les formations complétées, les heures, les coûts et les alertes. La zone d’attention rappelle de consulter les lignes concernées dans Suivi formations.

Le registre Suivi formations est la zone de travail principale. Chaque dossier couvre l’employé, le titre de la formation, son type, le fournisseur ou formateur, le mode de prestation, le statut, les dates prévues et de complétion, ainsi que la durée en heures.

Du côté des dépenses, vous inscrivez le coût avant taxes et les taxes applicables; Excel calcule ensuite le total en dollars canadiens. Les colonnes sur le certificat requis, le certificat obtenu, la date d’expiration et son emplacement permettent de conserver une piste de suivi plus complète qu’une simple liste de cours suivis.

Des exemples sont déjà présents dans le fichier pour illustrer la structure, notamment des formations en santé et sécurité, en cadenassage et en outils numériques. Ils servent de repères et doivent être remplacés ou mis à jour selon la réalité de votre entreprise.

Une formation peut être complétée sans que le certificat soit encore classé. Dans ce cas, si Certificat requis indique Oui et Certificat obtenu n’indique pas Oui, le registre affiche Certificat manquant. Cette distinction aide à organiser les suivis administratifs avant qu’un dossier soit considéré complet à l’interne.

Lorsqu’une date d’expiration est saisie, la colonne Jours avant expiration se met à jour selon la date du jour. Une date dépassée produit l’état Expirée; une date qui tombe dans le délai défini dans Paramètres produit Échéance prochaine. Sans date d’expiration, une formation complétée n’est pas automatiquement signalée comme expirée.

Cette alerte est un repère de gestion, non une confirmation d’obligation réglementaire. Pour les formations liées à la santé et sécurité ou à des exigences propres à un poste, validez vos règles internes et les exigences applicables avant de décider d’un renouvellement.

Une discussion sur le budget de formation devient plus simple lorsque les montants et les heures sont regroupés. Le tableau de bord additionne les coûts totaux inscrits dans le registre et soustrait ce résultat du budget annuel défini dans Paramètres. Le montant affiché comme budget restant dépend donc directement des coûts que vous avez saisis.

Le sommaire par service présente les formations complétées, les heures complétées, le coût total et le nombre d’alertes pour les services prévus dans la feuille Paramètres, notamment Administration, Opérations, Ventes, Comptabilité, Direction et Production. Un graphique reprend les heures complétées de ces services.

Pour estimer un coût salarial interne, Paramètres contient aussi un taux horaire de référence facultatif. Ce taux n’est pas intégré au calcul du coût total des formations dans le registre; il demeure une donnée de référence à ajuster si votre méthode de gestion l’exige.