Suivi des comptes fournisseurs et échéances — Modèle Excel Gratuit 2026

Configurer les paramètres de départ

Dans Paramètres, inscrivez ou révisez le nom de votre entreprise, la devise, la date de référence et le nombre de jours avant échéance à signaler. Les taux de TPS et de TVQ sont aussi modifiables. Ils servent aux calculs des nouvelles factures selon le traitement fiscal retenu; confirmez toujours les taux applicables à votre situation auprès de l’ARC et de Revenu Québec.

Enregistrer chaque facture fournisseur

Pour saisir une opération, utilisez la feuille Factures fournisseurs. Inscrivez notamment l’ID facture, le fournisseur, le numéro de facture fournisseur, les dates, le montant avant taxes et le montant payé. Les champs de catégorie, de traitement des taxes, de mode de paiement et de statut manuel proposent des menus déroulants afin de garder une saisie uniforme.

Mettre à jour les paiements et les statuts

Après un paiement complet ou partiel, indiquez le montant payé, puis ajoutez au besoin la date et le mode de paiement. Le solde à payer est calculé à partir du total de la facture moins le montant payé. Le statut calculé devient Payée lorsque le solde est nul, Partiellement payée lorsqu’un versement supérieur à zéro est inscrit et qu’un solde demeure, ou À payer lorsqu’aucun versement n’est enregistré.

Consulter les priorités au tableau de bord

Au tableau de bord, examinez les totaux, le nombre de fournisseurs actifs et les factures à échéance dans la période définie. Les sections d’ancienneté des soldes, de solde par fournisseur et de contrôles de qualité servent ensuite à prioriser votre suivi avant d’autoriser les paiements.

Le registre central comprend vingt colonnes, de l’ID facture aux commentaires. Vous saisissez les renseignements de base et les montants; les colonnes TPS, TVQ, total de la facture, solde à payer, jours avant ou après échéance, catégorie d’ancienneté et statut calculé sont produites par les formules du classeur.

Selon le choix indiqué dans Traitement des taxes, le fichier applique la TPS, la TVQ, les deux taxes ou aucune taxe au montant avant taxes. Le total correspond au montant avant taxes additionné des taxes calculées. Le solde ne peut pas devenir négatif : il est calculé comme le plus élevé entre zéro et le total moins le montant payé.

Cette séparation est utile lorsqu’une facture est réglée en plusieurs versements. Une facture avec un versement supérieur à zéro mais inférieur au total conserve un solde et apparaît comme Partiellement payée; sans versement, le statut calculé reste À payer. Le statut manuel Annulée demeure disponible, mais certains totaux généraux peuvent encore inclure son solde : ramenez ce solde à zéro avant d’interpréter ces indicateurs.

La date d’échéance est comparée à la date de référence inscrite dans Paramètres. Le résultat indique le nombre de jours avant ou après échéance. Une facture dont l’échéance est passée est classée par ancienneté : 1 à 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours ou plus de 90 jours. Les factures non échues, payées ou annulées sont traitées comme non échues dans cette répartition.

Le tableau de bord additionne le total échu, compte les factures échues et présente les soldes par catégorie d’ancienneté. Un graphique reprend cette ventilation. Cette lecture permet de voir si les retards se concentrent dans une période donnée plutôt que de se fier uniquement au total global à payer.

Vous pouvez aussi définir le nombre de jours servant à signaler les factures bientôt dues. Avec ce seuil, la case « À échéance dans les prochains jours » additionne les soldes qui ne sont ni payés ni annulés et dont l’échéance se situe dans l’horizon choisi.

La première feuille rassemble les indicateurs utiles à une revue des comptes à payer : total des factures enregistrées, total à payer, total échu, nombre de factures à payer, nombre de factures échues et nombre de fournisseurs actifs. La date de référence, le nom de l’entreprise et la devise y sont repris depuis Paramètres.

Dans la zone « Solde à payer par fournisseur », les soldes sont additionnés par fournisseur pour les noms présents dans cette liste. Le graphique associé facilite la comparaison visuelle entre les fournisseurs affichés. Il s’agit d’un portrait des données enregistrées, non d’un échéancier bancaire ni d’une prévision de trésorerie.

Avant une période de paiements, comparez le total à payer avec les factures qui arrivent à échéance. Cette distinction aide à décider quelles factures examiner en premier, sans confondre une facture déjà payée avec une dépense toujours ouverte.

Quelques règles encadrent la saisie dans Factures fournisseurs. La date d’échéance et la date de paiement ne peuvent pas être antérieures à la date de facture, sauf si la cellule est laissée vide. Les montants avant taxes et les montants payés doivent aussi être égaux ou supérieurs à zéro.

Au tableau de bord, les contrôles de qualité affichent le nombre de factures sans ID, les numéros de facture fournisseur manquants, les dates d’échéance invalides, les montants payés supérieurs aux totaux, les soldes négatifs et les IDs en double. Un contrôle de rapprochement des totaux est également présent.

Ces résultats servent à repérer une donnée à corriger dans le registre. Ils ne remplacent pas la validation des pièces justificatives, des ententes avec vos fournisseurs ou de votre traitement comptable.