Feuille de temps employés Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Réviser les paramètres internes

Dans Paramètres, vérifiez le seuil quotidien des heures supplémentaires, le multiplicateur applicable, le nombre de jours ouvrables par semaine, la devise CAD et le code de province QC. Les valeurs visibles au départ, dont un seuil de 8 heures et un multiplicateur de 1,5, sont des exemples internes à confirmer selon votre entreprise.

Au même endroit, une table permet d’inscrire les dates de fermeture ou les jours non travaillés applicables, accompagnés d’un motif. Ces dates influencent le calcul des heures prévues. Elles ne remplacent toutefois pas la vérification des jours fériés ou des obligations qui concernent votre situation.

Mettre à jour le répertoire des employés

Avant toute saisie, ouvrez Employés et complétez l’ID employé, le nom complet, le poste ou service, le taux horaire, les heures hebdomadaires prévues et le statut. Chaque ID doit être unique. Les statuts Actif et Inactif sont proposés dans une liste, tandis que le taux horaire et les heures prévues alimentent les calculs du reste du classeur.

Enregistrer une journée de travail

Pour saisir une opération dans Feuille de temps, indiquez la date, l’ID employé, le client ou projet, la description du travail, l’heure de début, l’heure de fin et la pause non payée. Les colonnes d’approbation proposent également les états À approuver, Approuvé et Refusé. La zone préparée accepte jusqu’à 500 entrées, de la ligne 6 à la ligne 505.

À droite des données saisies, les résultats calculés affichent la durée brute, les heures payables, la répartition des heures, le taux horaire et le coût brut. Une heure de fin antérieure à l’heure de début est traitée comme une entrée qui traverse minuit; prenez le temps de vérifier cette situation avant l’approbation.

Corriger les lignes avant la paie

Repérez la colonne Contrôle de saisie avant de retenir les données d’une période. Le statut À compléter signale une donnée requise absente. Le statut À corriger peut notamment découler d’une pause supérieure à la durée brute ou d’un taux horaire introuvable pour l’employé choisi.

Plutôt que de modifier un résultat calculé, corrigez l’information source : heures dans Feuille de temps ou taux dans Employés. Lorsque la ligne est complète et valide, l’état évolue selon l’approbation sélectionnée : À approuver, Approuvée ou Refusée.

Consulter le résumé par période

Au Tableau de bord, choisissez une date de début, une date de fin et un employé ou l’option Tous. Les indicateurs présentent alors les heures payables, régulières et supplémentaires, le coût brut indicatif ainsi que le nombre d’entrées non approuvées. Un graphique montre aussi les heures payables par employé pour la période retenue.

Dès que les heures de début et de fin sont inscrites, le fichier établit la durée brute. La pause non payée est ensuite soustraite afin d’obtenir les heures payables. Le taux horaire associé à l’ID choisi est recherché dans la feuille Employés.

Selon le seuil quotidien inscrit dans Paramètres, les heures payables sont réparties entre heures régulières et heures supplémentaires. La portion supplémentaire est calculée avec le multiplicateur configuré. Cette mécanique donne une estimation cohérente avec vos paramètres internes, à condition que le taux, le seuil et le multiplicateur aient été revus.

Le montant qui en résulte correspond à un coût brut indicatif : heures régulières au taux horaire, plus heures supplémentaires au taux majoré par le multiplicateur. Aucune retenue, cotisation ou remise n’est ajoutée. Le classeur ne calcule donc ni les DAS ni les montants à transmettre à Revenu Québec ou à l’ARC.

Quand une équipe partage son temps entre l’administration, les mandats clients et les déplacements, une simple date et un nombre d’heures ne suffisent pas toujours. La colonne Client ou projet permet de préciser l’affectation de chaque entrée. Les choix proviennent d’une liste maintenue dans Paramètres.

Les exemples inclus, comme Administration interne, Atelier Bouchard inc. ou Clinique Nordik, illustrent seulement la structure de cette liste. Remplacez-les par vos propres clients, projets, chantiers, services ou activités internes afin que la saisie reflète votre réalité.

Une description du travail, limitée à 250 caractères, complète le suivi. Elle peut servir à distinguer une intervention technique, une tâche administrative ou une préparation de contenu. Le détail demeure dans Feuille de temps; le tableau de bord, lui, regroupe les résultats par employé plutôt que par projet.

Avant la paie, l’état affiché dans la dernière colonne mérite une lecture attentive. Une ligne incomplète reçoit le statut À compléter si l’ID employé, le client ou projet, la description, les heures ou la pause non payée n’ont pas été saisis.

En présence d’une pause qui dépasse la durée brute, d’une durée invalide ou d’un taux horaire à zéro, le fichier affiche À corriger. Revenez alors aux données de saisie ou au répertoire des employés. Cette approche évite de masquer une erreur en modifiant les cellules où les calculs sont produits.

Après une saisie complète, l’approbation choisie détermine l’état visible : une entrée sans décision reste À approuver, une entrée approuvée devient Approuvée, et une entrée refusée devient Refusée. Le Tableau de bord compte les entrées qui ne sont pas approuvées dans l’intervalle sélectionné.

Pour examiner une semaine, une période de paie ou quelques jours précis, indiquez les dates de début et de fin dans le Tableau de bord. Le filtre Employé peut rester à Tous ou être limité à un ID du répertoire. Les résultats ne retiennent que les entrées dont la date se situe dans cet intervalle.

Les indicateurs regroupent les heures payables, les heures régulières, les heures supplémentaires, le coût brut indicatif et les entrées non approuvées. Plus bas, le résumé présente ces résultats pour chaque employé avec son ID et son nom complet. Le graphique associé compare les heures payables par employé.

En bas de la feuille, deux contrôles comparent la répartition des heures et le résumé par employé au total affiché. L’état du contrôle aide à repérer un écart dans les totaux. Une concordance reste un contrôle de cohérence : elle ne remplace pas la révision des entrées source avant le traitement de la paie.