Registre de paie Québec : Modèle Excel Gratuit 2026

Renseigner l’entreprise et les taux de référence

Dans Paramètres, inscrivez le nom de l’entreprise, le NEQ, le numéro de compte de retenues sur la paie ARC, le numéro de dossier Revenu Québec, l’année de paie, la province principale de travail et la fréquence de paie par défaut. Cette feuille contient aussi le multiplicateur de temps supplémentaire et des taux de vacances de référence. Ces valeurs sont modifiables et demandent validation selon vos conditions applicables.

Mettre à jour le répertoire des employés

Ajoutez les employés dans la feuille Employés avec leur numéro, leur nom, leur statut, leur service, leur poste, leur taux horaire de référence, leur fréquence de paie et leur date d’embauche. Seuls les quatre derniers chiffres du NAS sont prévus. Évitez d’ajouter un NAS complet, des renseignements bancaires, médicaux ou des documents fiscaux dans ce classeur.

Saisir une opération par employé et par période

Dans Registre de paie, entrez le numéro de paie, les dates de début et de fin, la date de paie et le numéro d’employé. Le nom, le service et le taux horaire de référence sont récupérés du répertoire. Inscrivez ensuite le mode de rémunération, les heures régulières et le taux appliqué, ou le montant régulier saisi selon le cas.

Compléter les retenues et les cotisations validées

Ajoutez les heures supplémentaires, le multiplicateur applicable, le taux de vacances, les avantages imposables et les autres revenus lorsque requis. Les colonnes prévues reçoivent les montants d’impôt fédéral et Québec, de RRQ, de RQAP, d’AE et des autres retenues. Saisissez séparément les cotisations employeur, y compris celles liées au RRQ, au RQAP, à l’AE et à la CNESST.

Contrôler les résultats de la période

Au Tableau de bord, ajustez les dates de début et de fin pour analyser les lignes selon leur date de paie. Consultez les totaux, puis vérifiez les contrôles de concordance. Avant d’utiliser les résultats pour vos suivis, assurez-vous que les statuts affichent OK et examinez les lignes indiquées à corriger.

Le registre calcule le brut régulier à partir des heures régulières et du taux horaire appliqué lorsque le mode de rémunération est horaire. Si un montant régulier est saisi, ce montant est utilisé pour le brut régulier. Le temps supplémentaire est calculé avec les heures supplémentaires, le taux appliqué et le multiplicateur inscrit sur la ligne.

Le brut total additionne le brut régulier, le brut de temps supplémentaire, l’indemnité de vacances, les avantages imposables et les autres revenus. De son côté, le total des retenues réunit les montants saisis pour l’impôt fédéral, l’impôt Québec, le RRQ, le RQAP, l’AE et les autres retenues.

Après déduction de ces montants, le fichier calcule le salaire net. Les cotisations assumées par l’entreprise sont ensuite totalisées séparément. Le coût total employeur correspond au brut total auquel s’ajoutent les cotisations employeur. Cette lecture évite de confondre le montant versé à l’employé avec la dépense complète de paie.

Une paie au Québec comprend souvent des montants qui ne doivent pas être estimés au hasard. Le classeur prévoit des champs distincts pour l’impôt fédéral, l’impôt Québec, le RRQ, le RQAP, l’AE et les autres retenues. Il prévoit également les colonnes correspondantes pour les cotisations de l’employeur ainsi qu’une colonne pour la CNESST.

Les taux de vacances et le multiplicateur de temps supplémentaire figurent dans Paramètres comme valeurs de référence. Les montants de retenues, eux, doivent provenir d’un calcul de paie validé. Cette limite est importante : le fichier additionne les données inscrites, mais ne détermine pas les déductions fiscales à appliquer à un employé.

Une colonne Note est disponible dans le registre. Utilisez-la pour garder la trace d’un ajustement, d’un avantage imposable ou d’une situation particulière à revoir. Cette information donne du contexte sans modifier les calculs qui alimentent les totaux de paie.

Au Tableau de bord, les cellules de date de début et de date de fin servent à sélectionner l’intervalle analysé. Les données sont filtrées selon la date de paie inscrite dans le registre. Vous pouvez ainsi revoir les résultats d’une période précise, par exemple du 1er janvier au 28 février 2026.

Les indicateurs présentent le nombre de lignes de paie, la rémunération brute totale, les retenues totales, le salaire net total, les cotisations employeur, le coût total de main-d’œuvre ainsi que les heures régulières et supplémentaires. Le nombre d’employés payés est indiqué comme étant disponible dans Excel 365 seulement.

La zone de contrôle compare le brut, les retenues, le net et le coût total employeur avec les éléments qui les composent. Elle compte aussi les lignes dont le statut demande une correction. Un graphique affiche le coût total employeur pour les employés présentés dans le tableau de la période choisie.

Le répertoire Employés sert de point de départ pour les données administratives réutilisées dans le registre. Chaque fiche comprend notamment le numéro d’employé, le nom complet, le statut, le service, le poste, le taux horaire de référence, la fréquence de paie et la date d’embauche. Des listes encadrent certains champs, comme le statut, le service et la fréquence.

Pour saisir une période de paie, sélectionnez le numéro d’employé dans le registre plutôt que de retaper son nom. Le classeur récupère alors le nom, le service et le taux horaire de référence. Vous conservez toutefois le contrôle sur le taux horaire appliqué pour chaque ligne, ce qui permet d’inscrire la valeur réellement utilisée pour la paie concernée.

Le contrôle de ligne affiche À corriger lorsqu’une donnée essentielle manque, lorsque les dates ne sont pas dans le bon ordre ou lorsque le brut, les retenues ou le net est négatif. Il s’agit d’un repère administratif : vérifiez toujours les données de source et les montants de paie avant une remise.