Suivi des comptes clients et relances Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Configurer les paramètres de votre entreprise

Dans Paramètres, remplacez le nom de l’entreprise, la date d’analyse, la devise et le délai de paiement par défaut. Vous pouvez aussi ajuster les taux de TPS et de TVQ utilisés dans les calculs. Ces taux sont modifiables : vérifiez toujours ceux qui s’appliquent à votre situation auprès de l’ARC et de Revenu Québec.

Cette feuille contient également les listes de statuts de facture, de modes de paiement, de types et de résultats de relance, ainsi que les niveaux de priorité. Elles servent à uniformiser les choix dans le reste du classeur.

Créer et compléter les fiches clients

Inscrivez un code client unique dans Comptes clients, puis les coordonnées, les modalités de paiement, le délai en jours, la limite de crédit, la priorité et le statut du compte. Les colonnes Total facturé, Total payé, Solde à recevoir et Montant échu sont calculées à partir des factures saisies.

Conservez le code client tel quel une fois qu’il est lié à des factures. C’est ce code qui permet au fichier de rattacher chaque montant au bon compte.

Saisir les factures et les paiements

Dans Factures et relances, entrez le numéro de facture, le code client, la date, la description, le montant avant taxes, le montant payé et les renseignements de suivi. Le nom du client, le délai de paiement, la date d’échéance, les taxes, le total et le solde sont calculés par le fichier.

À chaque paiement reçu, mettez à jour le montant payé et, au besoin, la date du dernier paiement ainsi que le statut. Un solde nul est classé comme Payée dans la classe d’âge calculée.

Planifier et documenter les relances

Pour une facture encore impayée, indiquez la prochaine relance, la dernière relance, son type, son résultat, le responsable et vos notes de suivi. Une zone distincte de registre de relances est prévue plus bas dans cette même feuille pour consigner des suivis liés à une facture.

Un courriel sans réponse, une promesse de paiement ou une facture contestée ne commandent pas la même suite. Le résultat de la dernière relance aide à conserver cette information près du dossier concerné.

Lire les indicateurs du tableau de bord

Au tableau de bord, vérifiez la date d’analyse avant d’interpréter les résultats. Vous y voyez notamment le total facturé, le total payé, le solde total à recevoir, le montant échu, les factures ouvertes, les dossiers en litige et le nombre de relances à effectuer.

Les graphiques présentent le vieillissement des comptes et le solde par client. Une liste des principales créances est affichée dans l’ordre de l’échantillon initial : triez-la au besoin si vous souhaitez établir un ordre de traitement différent.

Chaque fiche client rassemble les coordonnées, les modalités de paiement, la limite de crédit, le niveau de priorité et le statut du compte. Dès qu’une facture est associée à son code, les totaux du client se mettent à jour : total facturé, total payé, solde à recevoir et montant échu.

Cette vue est utile lorsqu’un client possède plusieurs factures ou a effectué un paiement partiel. Elle évite de recalculer manuellement le cumul des montants tout en gardant les renseignements de contact à portée de main.

Les champs de province, de priorité et de statut de compte proposent des choix encadrés. La limite de crédit accepte uniquement une valeur décimale égale ou supérieure à zéro.

La date d’échéance est calculée à partir de la date de facture et du délai de paiement associé au client. En fonction de la date d’analyse inscrite dans Paramètres, le classeur calcule ensuite les jours de retard et classe chaque facture : À venir, 1 à 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours ou Plus de 90 jours.

Cette classe d’âge ne remplace pas une politique de crédit, mais elle donne une base concrète pour organiser les suivis. Une créance de plus de 90 jours ne se traite généralement pas comme une facture envoyée récemment, même si les deux apparaissent encore au solde.

Le tableau de bord présente le nombre de factures et le solde à recevoir pour chaque classe d’âge, avec le pourcentage correspondant du solde. Vous pouvez ainsi mesurer la portion de vos créances qui est réellement échue.

Une relance efficace exige un historique simple et fiable. La feuille Factures et relances prévoit la prochaine date de relance, la date du dernier suivi, le type de contact, le résultat, le responsable et des notes. Les choix disponibles incluent notamment le courriel, le téléphone, la lettre et le portail client.

Documentez aussi le résultat obtenu : Promesse de paiement, paiement reçu, facture contestée, coordonnées à valider ou aucun retour. Cela réduit le risque qu’une même facture soit relancée sans tenir compte d’une conversation récente.

Le compteur de relances à effectuer combine la date de prochaine relance, un solde positif et un statut autre qu’Annulée. Comme la formule ne filtre pas séparément les cellules de date vides, vérifiez la colonne Prochaine relance avant d’utiliser ce nombre comme liste d’actions.

Avant d’utiliser les chiffres pour un appel client ou une décision de trésorerie, consultez la zone Contrôles du classeur du tableau de bord. Elle recense les écarts totaux, les factures sans client valide, les dates d’échéance manquantes, les paiements supérieurs au total, les numéros de facture en double et les montants négatifs.

Deux contrôles apparaissent également dans les lignes de factures. Le premier signale un paiement supérieur au total; le second repère un numéro de facture utilisé plus d’une fois dans la plage principale. Corrigez la donnée source plutôt que de modifier une cellule de calcul.

Les factures annulées sont exclues de certains cumuls par client et du total facturé, mais le solde calculé demeure fondé sur les lignes saisies. Vérifiez donc le statut et les montants avant de conclure qu’un compte est réglé.