Suivi des congés maladie employés — Modèle Excel Gratuit 2026

Définir les paramètres de suivi

Commencez dans Paramètres. Cette feuille contient l’année administrative, le nombre maximal d’heures par jour et par semaine, le code de fin de semaine, une tolérance de contrôle ainsi que les seuils de solde et d’absence. Les listes utilisées dans les autres feuilles s’y trouvent aussi. Modifiez seulement les cellules prévues comme valeurs d’entrée, puisque ces choix influencent les calculs et validations.

Inscrire les employés et leur banque d’heures

Dans Employés, saisissez le numéro d’employé, le nom, la date d’embauche, le statut d’emploi, l’horaire habituel, le département, le statut et le courriel professionnel. Ajoutez ensuite le solde d’ouverture, le crédit annuel et, au besoin, les ajustements. Les heures maladie prises, les heures payées et le solde actuel sont calculés dans les dernières colonnes.

Consigner chaque absence maladie

Dans Absences maladie, sélectionnez le numéro d’employé puis inscrivez les dates de début et de fin, le type d’absence, le motif administratif et les heures par jour. Vous pouvez également choisir un suivi administratif. Les jours ouvrables, les heures demandées, les heures d’absence, les heures payées et les heures non payées se calculent automatiquement.

Vérifier les contrôles avant de consulter les résultats

Avant d’interpréter les totaux, regardez la colonne Contrôle de saisie. Elle signale notamment un employé introuvable, une information manquante, des dates à corriger, des heures à corriger ou une banque insuffisante. Cette vérification évite qu’une erreur de saisie fausse le suivi des congés maladie.

Choisir la période au tableau de bord

Au tableau de bord, entrez une date de début et une date de fin entre 2020 et 2035. Les indicateurs présentent alors les employés actifs, les absences enregistrées, les heures d’absence, les heures payées et non payées. Le sommaire par employé aide à cibler les soldes et les suivis requis pour la période retenue.

Une petite entreprise n’a pas toujours besoin d’un système complexe pour administrer les absences. Elle a toutefois besoin d’un registre où les données demeurent liées. Ici, le numéro d’employé sert de point de raccordement entre le registre des employés et les absences maladie. Cela réduit le risque d’attribuer des heures à la mauvaise personne.

Le registre des employés comporte notamment le statut d’emploi, l’horaire habituel en heures par semaine, le département, le statut actif ou inactif, le solde d’ouverture, le crédit annuel et les ajustements. À partir de ces données et des absences saisies, Excel calcule le solde actuel : solde d’ouverture, crédit annuel et ajustements, moins les heures maladie prises.

Chaque ligne du registre d’absences conserve un contexte administratif limité : dates, type d’absence, motif administratif et suivi requis. Les valeurs proposées incluent, entre autres, Maladie, Rendez-vous médical et Accident hors travail. Le fichier rappelle clairement de ne pas inscrire de symptômes, de traitements, de diagnostics ou d’autres renseignements médicaux détaillés.

Pour une absence, le classeur calcule d’abord les jours ouvrables entre la date de début et la date de fin. Le code de fin de semaine inscrit dans Paramètres est utilisé pour ce calcul; sa valeur initiale correspond à samedi et dimanche. Les jours ouvrables sont ensuite multipliés par les heures par jour saisies pour établir les heures demandées et les heures d’absence.

Le calcul compare ensuite l’absence à la banque disponible de l’employé, soit le solde d’ouverture, le crédit annuel et les ajustements, en tenant compte des absences déjà inscrites plus haut dans le registre pour cette même personne. La portion couverte par la banque devient des heures payées; le surplus, s’il y en a un, apparaît en heures non payées.

Cette logique facilite la vérification d’une banque insuffisante, mais elle ne détermine pas vos politiques internes ni les règles applicables à votre entreprise. Avant d’établir un crédit annuel ou de traiter une absence particulière, adaptez les paramètres et les données d’employé à vos pratiques administratives.

Au tableau de bord, les dates de début et de fin déterminent la période d’analyse. Pour une lecture annuelle, les valeurs initiales couvrent du 1er janvier au 31 décembre 2026. Vous pouvez plutôt examiner un trimestre, une période de paie ou toute autre plage de dates acceptée par la validation.

Le haut de la feuille affiche cinq indicateurs : employés actifs, absences enregistrées, heures d’absence, heures payées, heures non payées et employés avec solde négatif. Plus bas, le sommaire présente, pour chaque employé, la banque annuelle, les heures prises durant la période, le solde actuel, le statut du solde et l’indication de suivi requis.

Un solde négatif est identifié directement. Un solde égal ou inférieur au seuil configuré dans Paramètres est marqué « Solde à surveiller ». La colonne Suivi requis affiche aussi « Oui » lorsqu’un solde est négatif ou lorsque les heures prises dans la période atteignent le seuil d’absence défini. Un graphique compare les heures prises pour les premiers employés affichés dans le sommaire.

Une saisie fiable commence par l’ordre des opérations : créez d’abord l’employé et sa banque, puis inscrivez l’absence avec le même numéro d’employé. La liste de la colonne No d’employé du registre d’absences est liée aux numéros déjà présents dans Employés. Malgré cela, la colonne de contrôle permet de voir rapidement une référence qui ne correspondrait pas au registre.

Vérifiez aussi les dates et les heures par jour avant de vous fier aux montants calculés. Le contrôle détecte notamment une date de fin antérieure à la date de début et une valeur d’heures nulle ou négative. Le plafond quotidien configurable est de 24 heures au départ; il peut être modifié dans Paramètres selon votre contexte.

Enfin, gardez la feuille centrée sur l’administration. Un motif comme « Absence ponctuelle » ou « Rendez-vous planifié » suffit à documenter le suivi. Limiter les renseignements inscrits aide à conserver un registre plus sobre et plus pertinent pour la gestion courante de la paie et des absences.