Suivi des vacances employés au Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Définir l’année et les paramètres de calcul

Dans Paramètres, confirmez l’année de suivi, la date de référence du tableau de bord et l’unité de suivi en jours. Cette feuille contient aussi le code de fin de semaine utilisé par Excel, les statuts de demande, les types d’absence, les services et les dates fériées ou de fermeture.

Pour une entreprise qui ferme quelques jours durant les Fêtes ou à l’occasion d’un événement interne, ajoutez les dates pertinentes dans la liste prévue. Elles seront prises en compte dans le calcul des jours ouvrables des demandes.

Inscrire les employés et leur banque annuelle

Dans Employés, saisissez le numéro d’employé, le prénom et nom, le service, la date d’embauche, le statut d’emploi et la banque annuelle en jours. Un champ Commentaires permet de garder une note utile, par exemple une situation d’horaire à temps partiel.

Les colonnes Jours approuvés, Solde disponible et Alerte solde sont alimentées par les formules du classeur. La banque annuelle demeure toutefois une donnée établie par l’employeur, et non un montant calculé automatiquement.

Enregistrer chaque demande d’absence

Une demande se saisit sur une ligne de la feuille Demandes de vacances. Inscrivez son numéro, puis choisissez le numéro d’employé. Le nom de l’employé et son service sont récupérés automatiquement à partir du registre des employés.

Ajoutez ensuite le type d’absence, la date de début, la date de fin et le statut. Les champs Approuvé par, Date d’approbation et Commentaires permettent de documenter la décision. Le nombre de jours ouvrables demandés est calculé à partir des dates et du calendrier configuré.

Consulter les priorités au tableau de bord

Au tableau de bord, les indicateurs résument le nombre d’employés actifs, les banques annuelles, les jours approuvés, le solde disponible, les demandes en attente et les soldes négatifs. Un résumé par employé indique aussi une situation : Disponible, Banque épuisée ou Solde négatif.

Avant de confirmer plusieurs absences dans la même période, consultez la liste des demandes en attente et les contrôles affichés plus bas. Cette vérification aide à traiter les dossiers incomplets avant qu’ils influencent le solde d’un employé.

Une banque de vacances utile doit refléter les décisions réellement prises. Dans la feuille Employés, le nombre de jours approuvés correspond à la somme des jours déduits associés au même numéro d’employé. Le solde disponible est ensuite obtenu en soustrayant ce total de la banque annuelle saisie.

Seules les demandes dont le type d’absence est Vacances et dont le statut est Approuvée sont déduites. Une demande refusée, annulée ou en attente n’abaisse donc pas le solde. Les congés personnels, les congés sans solde et les autres absences peuvent être consignés sans modifier cette banque.

Lorsqu’un total tombe sous zéro, la colonne d’alerte affiche Solde négatif. Ce résultat signale une donnée à examiner : une banque annuelle, un statut de demande ou une période peut nécessiter une vérification.

Un numéro de demande unique facilite le suivi lorsqu’un employé modifie ses dates ou soumet plusieurs périodes dans l’année. Le registre prévu dans le fichier comprend le numéro de demande, le numéro d’employé, le nom, le service, le type d’absence, les dates, le statut et les renseignements d’approbation.

Après la sélection du numéro d’employé, le nom et le service se remplissent à partir de la feuille Employés. Cette liaison réduit les ressaisies et maintient le lien avec le dossier de la personne.

Pour garder une trace claire de la décision, inscrivez l’approbateur et la date lorsque le statut devient Approuvée. Les commentaires peuvent notamment expliquer une contrainte de couverture, une fermeture ou un élément à confirmer.

Une absence du lundi au vendredi ne représente pas nécessairement cinq jours à déduire. Le registre calcule les jours ouvrables entre les dates saisies en appliquant le code de fin de semaine établi dans Paramètres et les dates comprises dans la liste Date fériée ou fermeture.

Les exemples du fichier incluent notamment le Jour de l’An, le Vendredi saint, la Journée nationale des patriotes, la Fête nationale du Québec, la fête du Canada et la fête du Travail. Votre calendrier peut être ajusté en ajoutant ou en remplaçant les dates selon les fermetures retenues par l’entreprise.

Les contrôles empêchent aussi une date de fin antérieure à la date de début. Si les deux dates sont absentes, le calcul des jours ouvrables ne produit pas de résultat.

Le tableau de bord évite de naviguer entre les registres pour obtenir un portrait administratif. Les indicateurs présentent les employés actifs, la banque annuelle totale, les jours de vacances approuvés, le solde total disponible, les demandes en attente et le nombre d’employés avec un solde négatif.

Dans le résumé par employé, vous voyez le numéro, le nom, le service, la banque annuelle, les jours approuvés, le solde et la situation. Un graphique compare les soldes disponibles des premiers employés affichés dans ce résumé.

La section Contrôles de validation vérifie la concordance entre les jours déduits et les employés, les soldes négatifs, les demandes approuvées sans date d’approbation, les dates inversées et les numéros de demande en double. Ces résultats servent à réviser les données saisies; ils ne déterminent pas les droits aux vacances.