Suivi factures et paiements pour PME au Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Régler les paramètres de facturation

Commencez dans Paramètres. Vous pouvez y inscrire les informations de votre entreprise et ajuster les taux de TPS et de TVQ, le délai de paiement par défaut ainsi que le nombre de jours retenu pour les échéances à venir. Ces valeurs sont modifiables; validez-les selon votre situation avant de les utiliser.

Inscrire chaque facture client

Dans Factures, saisissez une ligne par facture avec le numéro, la date, le client, la province, la catégorie, la description et le montant avant taxes. Les listes proposées pour la province et la catégorie proviennent de Paramètres. Les colonnes de total, d’échéance, de montant payé, de solde, de statut et de jours sont des résultats calculés.

Enregistrer les montants reçus

Pour chaque encaissement, ajoutez une ligne dans Paiements. Indiquez la date, le numéro de paiement, le numéro de facture, le mode de paiement, la référence et le montant reçu. Le client est ramené automatiquement à partir du numéro de facture, tandis que le contrôle indique si la facture est reconnue.

Examiner les soldes et les contrôles

Au tableau de bord, consultez la situation des comptes clients à la date du jour. Les indicateurs mettent en parallèle les factures et les paiements, puis affichent les factures ouvertes et les montants en retard. Prenez aussi le temps de lire les contrôles de validation avant une relance ou un rapprochement interne.

Une facture inscrite dans le registre comprend notamment le No facture, la date de facture, le client, la province, la catégorie, la description et le montant avant taxes. Des champs de notes permettent aussi de conserver un contexte utile, par exemple une précision sur le mandat ou un suivi à faire.

À partir des données de la ligne, le fichier calcule le total de facture, l’échéance selon le délai choisi dans Paramètres, le montant payé et le solde à recevoir. Les résultats s’appliquent aux lignes préparées de la rangée 5 à la rangée 504. Une date et un montant avant taxes font l’objet de contrôles de saisie.

Les taux affichés dans Paramètres sont de 5 % pour la TPS et de 9,975 % pour la TVQ dans l’exemple fourni. Ils demeurent des paramètres du classeur, non une confirmation de l’application des taxes à votre transaction. Une vente hors Québec ou une fourniture exonérée peut exiger une vérification distincte.

Un paiement ne remplace pas une facture dans ce classeur : il est saisi séparément dans Paiements. Cette méthode est particulièrement utile lorsqu’un client verse un dépôt, effectue plusieurs versements ou règle son compte par des moyens différents. Le numéro de facture constitue le lien entre les deux registres.

Après l’inscription d’un montant reçu, le total des paiements associés est reporté dans la facture concernée. Le solde à recevoir correspond au total de la facture moins ces paiements, sans descendre sous zéro. Le statut devient alors Payée, Partiellement payée, À venir, Échue ou En retard selon les données disponibles.

Pour éviter une association erronée, choisissez le numéro dans la liste de factures proposée dans Paiements. Si un numéro ne correspond à aucune facture du registre, la colonne Contrôle facture affiche Facture introuvable. Cette vérification mérite d’être corrigée avant d’interpréter les montants encaissés.

Au tableau de bord, la synthèse reprend le total facturé, le total encaissé, le total à recevoir, le montant en retard et le nombre de factures ouvertes. La date de situation affichée est calculée à partir de la date courante dans Excel; elle change donc lorsque le fichier est ouvert à une autre journée.

Plus bas, une ventilation présente le nombre de factures et le solde à recevoir pour chaque statut. Une seconde zone affiche les numéros de facture, les clients, les échéances, les soldes et les statuts. Le graphique inclus s’appuie sur les soldes par statut, ce qui donne une lecture rapide des montants encore ouverts.

Avant de baser une décision de trésorerie sur cette page, regardez les trois contrôles prévus : l’écart entre le total facturé et les paiements plus le solde, les paiements liés à une facture introuvable et les numéros de facture en double. Un contrôle global complète cette zone.

Dans Paramètres, les champs d’information de l’entreprise comprennent le nom, le nom commercial, l’adresse, le téléphone, le courriel ainsi que les numéros de TPS et de TVQ. Ces renseignements sont centralisés dans le fichier, mais le manifeste ne confirme pas qu’ils sont reportés sur une facture imprimable ou envoyée au client.

Les modes de paiement, les catégories de facturation et les provinces ou territoires alimentent des listes dans les registres. Vous pouvez les adapter à votre fonctionnement, par exemple en ajoutant une catégorie correspondant à vos services. Gardez toutefois des libellés cohérents : ils facilitent la lecture du registre au fil des mois.

Le délai de paiement par défaut sert au calcul de l’échéance à partir de la date de facture. Le paramètre des prochains jours sert plutôt à compter les factures à venir dans le tableau de bord. Ces deux réglages répondent à des besoins différents et peuvent être ajustés séparément.