Suivi des frais de déplacement employés — Modèle Excel Gratuit 2026

Configurer les taux et les listes

Commencez dans Paramètres. Vous y trouverez les taux de TPS, de TVQ et le taux kilométrique par défaut, tous modifiables. Cette feuille contient aussi les catégories de dépenses, les traitements de taxes, les statuts de réclamation, les services et les statuts d’employé. Les taux affichés sont des valeurs d’exemple : validez-les selon votre politique interne et les règles applicables.

Ajouter les employés actifs

Dans Employés, inscrivez le numéro d’employé, le nom, le service, le gestionnaire et le statut. Un taux kilométrique particulier peut être saisi lorsqu’il diffère du taux général; sinon, laissez cette cellule vide. Seuls les employés dont le statut est Actif apparaissent dans la liste de sélection du registre des déplacements.

Saisir une réclamation par dépense

Dans Déplacements, entrez une ligne pour chaque dépense ou trajet. Les cellules jaunes sont prévues pour la saisie et les cellules grises sont calculées. Renseignez notamment la date, l’employé, le projet ou client, la catégorie, la destination, la distance ou le montant avant taxes, le traitement de taxes, le reçu joint et le statut.

Compléter l’approbation et vérifier le contrôle

Lorsque la réclamation est approuvée, inscrivez aussi le nom de l’approbateur et la date d’approbation. La colonne Contrôle signale une distance nulle en kilométrage, un montant manquant pour une autre catégorie, un reçu manquant ou une approbation incomplète. Un résultat OK indique seulement que ces contrôles de saisie sont satisfaits.

Lire la période au tableau de bord

Au tableau de bord, ajustez les dates de début et de fin pour analyser la période voulue. Les indicateurs présentent le total réclamé, le montant approuvé, le montant à approuver, le kilométrage total, les reçus manquants, les refus et le montant remboursé. Le contrôle de période confirme si les deux dates sont cohérentes.

Une réclamation claire doit permettre de relier une dépense à une personne, une date et un contexte de travail. Le registre prévoit le numéro de réclamation, l’employé, le projet ou client, la description ou le trajet ainsi que la ville ou destination. Cette information aide à revoir les dépenses sans reconstruire l’historique à partir de reçus isolés.

Pour les déplacements en véhicule, inscrivez la distance dans la colonne prévue. Le fichier applique alors le taux de l’employé lorsqu’un taux particulier est inscrit dans Employés; autrement, il utilise le paramètre général. Le montant remboursable est calculé à partir des kilomètres et du taux applicable, sans ajouter de taxes au kilométrage.

Les autres catégories disponibles sont stationnement, péage, repas, hébergement et autre. Pour celles-ci, le montant avant taxes et le traitement de taxes déterminent les montants estimés de TPS et de TVQ, puis le total remboursable.

Un trajet vers Laval, Québec ou chez un client peut être saisi avec sa distance, sa description et sa destination. Le champ Reçu joint permet de noter Oui ou Non. Pour les dépenses autres que le kilométrage, le tableau de bord compte les entrées marquées Non afin de mettre en évidence les reçus manquants.

Cette vérification ne confirme pas l’existence réelle d’une pièce justificative ni son admissibilité. Elle sert à organiser votre suivi interne avant de traiter une réclamation. Gardez les documents requis selon vos procédures et assurez-vous que les renseignements inscrits correspondent à la dépense engagée.

Le traitement de taxes proposé dans le registre peut être Taxable TPS et TVQ, TPS seulement, TVQ seulement, Exonéré ou Non applicable. Selon le choix retenu, les colonnes TPS estimée et TVQ estimée utilisent les taux configurés dans Paramètres. Le montant avant taxes s’additionne aux taxes calculées pour former le total remboursable.

Dans Paramètres, les valeurs initiales de TPS 5 % et de TVQ 9,975 % sont modifiables. Elles ne constituent pas une confirmation fiscale pour une dépense donnée. Vérifiez le traitement à appliquer selon la nature de la dépense, vos pièces justificatives et les exigences pertinentes de Revenu Québec ou de l’ARC.

Chaque ligne peut être classée Brouillon, Soumis, Approuvé, Remboursé ou Refusé. Ces statuts sont saisis dans le registre; le fichier ne change pas lui-même une réclamation de statut. Cette distinction permet de voir ce qui attend une décision et ce qui a déjà été remboursé.

Le tableau de bord additionne les montants selon ces étapes et affiche aussi le nombre de réclamations refusées. Son sommaire par catégorie retient les réclamations approuvées, avec leur montant et leur nombre, pour Kilométrage, Stationnement, Péage, Repas, Hébergement et Autre. Le graphique reprend cette répartition par catégorie.