Suivi kilométrage affaires Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Préparez les paramètres de suivi

Dans Paramètres, inscrivez le nom de l’entreprise ou du travailleur autonome, l’année de suivi, le conducteur principal, le véhicule, le numéro d’immatriculation et la lecture d’odomètre au début de l’année. Ces renseignements alimentent le tableau de bord et son contrôle annuel.

Ajustez le taux par kilomètre

Avant de saisir les trajets, vérifiez le taux $/km enregistré dans Paramètres. Ce taux est utilisé pour les lignes dont le statut est « À rembourser » ou « Remboursé ». Puisqu’il s’agit d’un paramètre modifiable, validez le taux retenu selon votre politique ou votre situation avant d’interpréter les montants calculés.

Inscrivez les déplacements au registre

Dans Registre kilométrage, remplissez les cellules de saisie pour chaque opération : date, conducteur, odomètre de départ et d’arrivée, départ, destination, province, type de trajet, motif d’affaires, client ou dossier, mode de preuve et statut de remboursement. Les dates doivent se situer dans l’année définie dans Paramètres.

Vérifiez les calculs et les avertissements

À partir des valeurs saisies, Excel calcule le numéro de trajet, le mois, les kilomètres, le taux applicable et le montant estimatif. Portez attention à la colonne Contrôle avant de passer au sommaire : elle relève notamment une date absente, un conducteur manquant, un motif requis, un statut absent ou un odomètre incohérent.

Consultez les résultats par mois

Au tableau de bord, choisissez un mois dans la liste ou conservez « Tous » pour le cumul annuel. Les indicateurs présentent les kilomètres d’affaires, les kilomètres personnels, les trajets à corriger et les montants par statut. Le graphique illustre les kilomètres d’affaires de janvier à décembre.

Dans une PME, la mémoire ne suffit pas toujours pour reconstruire un déplacement effectué plusieurs semaines plus tôt. Le registre prévoit donc une ligne par trajet avec la date, le conducteur, les lectures d’odomètre, les lieux de départ et de destination ainsi que la province.

Ajoutez ensuite le type de trajet, le motif d’affaires, le client ou dossier et le mode de preuve. Les listes préparées proposent notamment Client, Fournisseur, Chantier, Réunion interne, Livraison, Formation, Banque / administration et Autre affaire. Elles offrent un point de départ cohérent sans empêcher l’ajout de précisions dans les champs de saisie.

Selon le déplacement, une preuve peut correspondre à un agenda ou calendrier, un bon de travail, une facture client, un courriel, un relevé de livraison ou un autre document. Le fichier enregistre ce choix; la conservation des documents pertinents demeure à votre charge.

Pour suivre l’utilisation complète d’un véhicule, les trajets personnels peuvent être inscrits dans le même registre que les déplacements d’affaires. Cette méthode aide le contrôle annuel à comparer les lectures d’odomètre avec le kilométrage total consigné, sans mêler tous les trajets aux montants de remboursement.

Lorsque le statut « Personnel » est sélectionné, le tableau de bord classe les kilomètres dans la catégorie personnelle. Les lignes à statut « Non remboursable » n’obtiennent pas non plus de taux ni de montant estimatif, même si elles peuvent correspondre à une activité liée à l’entreprise.

Au moment de consulter les résultats, le sommaire affiche séparément les kilomètres d’affaires, les kilomètres personnels et le total des kilomètres consignés. Cette lecture permet de revoir les tendances mensuelles sans devoir filtrer manuellement chaque colonne du registre.

Un montant estimatif est calculé seulement lorsque le statut de remboursement est « À rembourser » ou « Remboursé ». Excel multiplie alors les kilomètres calculés pour le trajet par le taux indiqué dans Paramètres. Les valeurs sont affichées en dollars canadiens dans le registre et dans le tableau de bord.

Pour les lignes personnelles ou non remboursables, le taux applicable est de zéro et aucun montant n’est généré. Cette logique permet de suivre distinctement ce qui pourrait être remboursé et ce qui a déjà été inscrit comme remboursé.

Dans le sommaire, les deux résultats ne doivent pas être confondus : le montant à rembourser regroupe les lignes portant ce statut, alors que le montant remboursé additionne uniquement les lignes marquées « Remboursé ». Le fichier produit une estimation opérationnelle et non une décision fiscale ou comptable.

Une saisie incomplète peut fausser rapidement un cumul mensuel. La colonne Contrôle examine chaque ligne renseignée et affiche notamment « Date requise », « Conducteur requis », « Odomètre requis », « Motif requis » ou « Statut requis » lorsqu’une donnée attendue est absente.

Si l’odomètre d’arrivée est inférieur à l’odomètre de départ, le registre affiche Odomètre incohérent. Un résultat de zéro kilomètre est aussi signalé comme un kilométrage à vérifier. Ces messages n’empêchent pas la saisie, mais ils donnent une liste de points à corriger avant d’utiliser les totaux.

Au tableau de bord, le contrôle annuel compare la lecture d’odomètre du début de l’année, le dernier odomètre d’arrivée inscrit, le kilométrage théorique et le kilométrage total présent au registre. L’écart à vérifier est présenté avec un seuil paramétré pour orienter votre révision.