Suivi prospects et clients pour PME au Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Réglez les paramètres de suivi

Commencez dans Paramètres. Vous pouvez ajuster l’objectif annuel de valeur pondérée ainsi que le nombre de jours servant à identifier une relance à venir. La date de mise à jour suggérée est informative et se modifie manuellement. Cette feuille contient aussi les listes utilisées dans les choix de saisie.

Ajoutez une fiche dans le registre

Dans Prospects et clients, saisissez une ligne par organisation ou client à partir de la ligne 5. Inscrivez l’identifiant de fiche, le statut, les coordonnées du contact, la source, le secteur, l’étape et les dates pertinentes. Les listes proposées pour le statut, la source, le secteur, l’étape et le responsable favorisent une saisie cohérente.

Planifiez la prochaine relance

Pour chaque prospect actif, indiquez la date de relance, le responsable et la prochaine action. Ajoutez le montant potentiel et une probabilité de conversion lorsque vous souhaitez suivre la valeur commerciale estimée. La probabilité doit être comprise entre 0 et 1 dans le fichier.

Vérifiez les résultats calculés

Ne remplacez pas les cellules grisées du registre : la valeur pondérée, les jours depuis le dernier contact et l’état de relance sont calculés automatiquement. Passez ensuite au Tableau de bord pour examiner les priorités et la progression vers l’objectif de valeur pondérée.

Le registre Prospects et clients est la base de travail du classeur. Il comprend les champs ID fiche, statut, organisation ou client, contact principal, fonction, courriel, téléphone, source et secteur. Vous y retrouvez aussi l’étape, la date d’entrée, la date du dernier contact, la date de relance, le montant potentiel, la probabilité, le responsable, la prochaine action et les notes.

Cette structure convient autant à une entreprise de services qui suit des soumissions qu’à un commerce ou un travailleur autonome qui veut garder une trace de ses démarches. Le filtre est préparé sur l’ensemble du registre, ce qui aide à isoler, par exemple, les occasions attribuées à une personne ou celles provenant d’une référence.

Trois colonnes sont alimentées par formule : Valeur pondérée, Jours depuis contact et État relance. Elles ne sont pas destinées à la saisie manuelle. La valeur pondérée correspond au montant potentiel multiplié par la probabilité de conversion, seulement pour un prospect actif dont ces deux données sont remplies.

Le suivi des relances repose sur le statut de la fiche et sur la date inscrite. Un prospect actif sans date de relance est identifié comme À planifier. Si la date est antérieure à la date du jour, l’état devient En retard. Lorsqu’elle arrive dans le délai défini dans Paramètres, l’état affiché est À relancer bientôt; autrement, elle est Planifiée.

Les clients actifs, les fiches en pause et les dossiers perdus affichent plutôt Sans suivi. Cette logique évite de gonfler la liste des relances avec des fiches qui ne font plus partie du processus commercial actif. Elle ne remplace toutefois pas votre jugement : une occasion sans prochaine action claire mérite généralement d’être revue, même si sa date est encore éloignée.

Au tableau de bord, les compteurs présentent les relances en retard, les relances à venir et les relances à planifier. Un second bloc signale les prospects actifs sans responsable, sans prochaine action ou sans date de relance. L’état général des suivis passe à Action requise lorsqu’au moins une relance est en retard.

Le Tableau de bord transforme les données du registre en vue d’ensemble. Vous y voyez le nombre de prospects actifs, de clients actifs, de fiches en pause, de fiches perdues et le total des fiches. Un contrôle compare les catégories au total afin de signaler un résultat à vérifier lorsque les comptes ne concordent pas.

Pour les occasions en cours, le fichier additionne le montant potentiel actif et la valeur pondérée active. Cette dernière est aussi comparée à l’objectif annuel inscrit dans Paramètres, puis affichée sous forme de progression. Il s’agit d’un indicateur de gestion interne, non d’une prévision garantie de revenus.

Une répartition par étape présente le nombre de prospects actifs et leur montant potentiel pour Nouveau, Qualifié, Rencontre planifiée, Proposition envoyée et Négociation. Le graphique associé s’appuie sur le nombre de prospects actifs par étape. Cette vue permet de voir où se concentrent les dossiers sans devoir parcourir toutes les lignes du registre.