Gérer un inventaire de matières premières devient vite fragile lorsque les réceptions, la production et les pertes sont notées à différents endroits. Ce modèle Excel gratuit regroupe le registre des articles et le journal des mouvements afin de calculer la quantité et la valeur en stock.
Conçu pour une PME québécoise qui transforme, fabrique ou assemble des produits, le fichier distingue les entrées, les sorties et les ajustements. Vous pouvez ainsi repérer les articles à commander, documenter une réception fournisseur ou vérifier un écart constaté à l’atelier sans modifier les calculs de stock.
En pratique
Ce que ce modèle vous aide à faire
- Suivre la quantité disponible à partir de la quantité initiale et des mouvements enregistrés.
- Repérer les articles dont le stock atteint le seuil de réapprovisionnement ou devient négatif.
- Évaluer la valeur en stock selon le coût unitaire moyen inscrit pour chaque matière.
- Conserver une référence, un responsable et un commentaire pour chaque mouvement saisi.
Mode d’emploi
Comment utiliser le fichier
Préparez les listes de référence
Commencez dans Paramètres, où les cellules prévues servent à adapter la devise, le format de coût, les catégories, les unités, les emplacements et les types de mouvements. Les coûts sont présentés en dollars canadiens, avant TPS et TVQ récupérables. La date de dernière mise à jour s’affiche automatiquement.
Inscrivez chaque matière première
Dans Inventaire, ajoutez un code article unique, une description, une catégorie, une unité, un emplacement, un fournisseur principal, un coût unitaire moyen, un seuil et une quantité initiale. Les listes proposées pour certaines données proviennent de Paramètres. Les colonnes d’entrées, sorties, ajustements, quantité, valeur et statut sont calculées.
Enregistrez les mouvements au bon moment
Pour saisir une opération, passez à Mouvements et inscrivez la date, un numéro de mouvement unique, le code article, le type et une quantité positive. Ajoutez au besoin une référence, le responsable et un commentaire. La description de l’article et son unité se remplissent à partir du code choisi.
Vérifiez les alertes avant de commander
Au tableau de bord, consultez la valeur totale, le nombre d’articles actifs, les articles à commander et les stocks négatifs. La zone des articles nécessitant une intervention affiche le code, la description, l’emplacement, la quantité, le seuil et le statut des matières concernées.
Contenu du fichier
Fonctions et éléments inclus
Modèle Excel d’inventaire matières premières : ce qu’il calcule
La feuille Inventaire est le point de départ du suivi. Pour chaque article, la quantité en stock est obtenue en ajoutant les entrées cumulées et les ajustements nets à la quantité initiale, puis en retirant les sorties cumulées. Vous n’avez donc pas à recalculer manuellement le solde après chaque réception ou consommation.
La valeur en stock correspond à la quantité calculée multipliée par le coût unitaire moyen saisi dans le registre. Cette valeur sert ensuite au sommaire et à la répartition par catégorie du tableau de bord. Le fichier ne recalcule pas un nouveau coût moyen à partir des achats : le coût unitaire moyen demeure une donnée à maintenir dans Inventaire.
Trois statuts sont produits selon le solde et le seuil inscrit : Normal, À commander ou Stock négatif. Un article est à commander lorsque sa quantité est égale ou inférieure à son seuil; un solde inférieur à zéro est signalé séparément.
Suivi des mouvements de stock en production
Une matière ne devrait pas être retirée du registre pour refléter sa consommation. Enregistrez plutôt une sortie de production dans le journal. Le classeur additionne alors cette quantité aux sorties cumulées de l’article concerné. Cette logique permet de conserver le code, l’emplacement, le fournisseur et le seuil de réapprovisionnement dans un seul registre.
Les types Entrée - achat et Entrée - retour augmentent le stock. Sortie - production et Sortie - perte le réduisent. Les ajustements positif et négatif servent à corriger un écart d’inventaire observé physiquement. Chaque quantité saisie dans Mouvements doit être positive : c’est le type choisi qui détermine son effet sur le solde.
Une référence comme un numéro de facture, de bon de réception ou d’ordre de fabrication aide à retrouver le contexte d’une variation. Les champs Responsable et Commentaire offrent aussi une trace opérationnelle simple, notamment lorsqu’un décompte révèle une perte ou une erreur de saisie.
Seuil de réapprovisionnement et articles à commander
Le seuil de réapprovisionnement se définit article par article dans Inventaire. Il peut refléter votre consommation habituelle, le délai de votre fournisseur ou une marge de sécurité décidée à l’interne. Le fichier fournit également un seuil critique par défaut dans Paramètres, mais le statut calculé repose sur le seuil inscrit pour chaque article.
Au tableau de bord, les indicateurs donnent une lecture rapide du nombre d’articles actifs, de la valeur totale en stock, des articles à commander et des stocks négatifs. La liste d’intervention évite de parcourir tous les articles pour trouver ceux qui exigent une vérification ou une commande.
La répartition de la valeur par catégorie couvre les catégories inscrites dans le tableau de bord : bois et panneaux, métal et quincaillerie, emballage, produits d’entretien et textile et fibres. Le graphique associé présente cette même répartition visible par catégorie.
Structurer votre registre de matières premières au Québec
Un registre utile commence par des codes cohérents. Le code article doit être unique; le fichier vérifie cette unicité dans Inventaire. Évitez de modifier un code déjà utilisé dans le journal sans corriger les mouvements liés, car les calculs associent les quantités au code article.
Les catégories, unités et emplacements sont gérés dans Paramètres. Les listes initiales comprennent notamment kg, L, m, m², boîte, sac, rouleau, caisse et feuille, ainsi que Entrepôt principal, Atelier, Réserve, Chambre froide et Chez fournisseur. Elles peuvent être adaptées à votre organisation.
Pour un atelier d’ébénisterie, vous pourriez suivre des feuilles de contreplaqué, des boîtes de vis et des produits de finition. Pour une entreprise alimentaire, une catégorie et un emplacement comme Chambre froide peuvent mieux convenir. Dans tous les cas, l’unité choisie doit correspondre à la façon dont vous comptez réellement la matière.
Questions fréquentes
À propos de ce modèle
Les zones préparées vont de la ligne 6 à la ligne 500 dans Inventaire et Mouvements. Elles permettent donc de saisir jusqu’à 495 lignes d’articles et jusqu’à 495 lignes de mouvements dans les plages prévues du fichier.
Vous saisissez la quantité initiale dans Inventaire, puis les quantités de chaque opération dans Mouvements. Les entrées cumulées, sorties cumulées, ajustements nets et quantité en stock sont calculés automatiquement à partir de ces données.
Inscrivez un mouvement d’ajustement positif ou négatif avec une quantité positive, selon le sens de la correction. Ajoutez une référence ou un commentaire pour indiquer, par exemple, qu’il s’agit d’un décompte physique. Ne modifiez pas les colonnes calculées du registre.
Non. Le fichier indique que les coûts unitaires sont en dollars canadiens avant TPS et TVQ récupérables. Inscrivez le coût unitaire moyen selon votre méthode interne, puis maintenez cette valeur lorsque votre coût de référence change.
Un stock négatif apparaît lorsque la quantité calculée est inférieure à zéro. Cela peut indiquer qu’une sortie a été saisie avant la quantité initiale ou l’entrée correspondante, qu’un mouvement est erroné ou qu’un ajustement doit être enregistré.
Équipe éditoriale
Rédigé et révisé avec soin
Amélie Gagnon
Rédactrice spécialisée en gestion de PMEAmélie prépare des guides pratiques adaptés au quotidien des PME et des travailleuses et travailleurs autonomes du Québec.
Marc-André Beaulieu
Réviseur des modèles et des processusMarc-André révise la logique d’utilisation, les calculs et la clarté des modèles avant leur publication.