Inventaire multi-entrepôts pour PME au Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Configurer les emplacements de l’entreprise

Dans Paramètres, indiquez le nom de l’entreprise et revoyez le seuil minimal par défaut. Les emplacements initiaux sont Montréal, Laval et Québec. Vous pouvez renommer ces trois entrepôts pour représenter vos sites; les calculs des autres feuilles utilisent ces noms. Cette page présente aussi les types de mouvements et les catégories d’articles disponibles.

Créer les fiches d’articles

Dans Articles, inscrivez un SKU unique, une description, une catégorie, une unité, un coût unitaire standard et un seuil minimal pour chaque produit. Les colonnes de stock par entrepôt, de valeur estimée et d’état ne demandent pas de saisie : elles sont calculées depuis le journal des mouvements valides.

Saisir les mouvements de stock

Pour chaque opération, ouvrez Mouvements et ajoutez un numéro de mouvement, la date, le type, le SKU et la quantité. Une réception exige seulement un entrepôt de destination. Une expédition exige seulement un entrepôt source. Pour un transfert, inscrivez les deux sites, qui doivent être différents. Un ajustement se dirige vers un entrepôt de destination avec une quantité positive ou négative.

Vérifier le statut des opérations

Avant d’interpréter les soldes, consultez la colonne État de validation. Une ligne « Valide » est intégrée aux calculs. Une ligne « À compléter » ou « À corriger » demeure dans le journal, mais elle est exclue des stocks. Cette distinction évite qu’une saisie incomplète modifie vos résultats sans que vous le sachiez.

Lire les résultats au tableau de bord

Au Tableau de bord, les indicateurs regroupent les unités totales, la valeur estimée, les articles à commander et les articles en stock négatif. Plus bas, une zone signale les mouvements qui nécessitent une intervention. Le sommaire par entrepôt présente les unités disponibles, leur valeur estimée et un état pour chacun des trois emplacements.

Chaque SKU inscrit dans Articles possède une colonne de stock pour Montréal, Laval et Québec, selon les noms définis dans Paramètres. Excel additionne les quantités reçues dans un emplacement et soustrait les quantités qui en sortent. Les soldes affichés sont donc issus du journal, plutôt que d’une quantité entrée directement dans la fiche article.

Lors d’un transfert entre entrepôts, la même quantité quitte le site source et entre au site de destination. Le stock d’un emplacement change, mais le total de l’article demeure le même. Cette lecture par site aide à repérer une disponibilité réelle là où les commandes sont préparées ou où le matériel est requis.

Seuls les mouvements ayant le statut « Valide » servent aux calculs. Un solde qui semble incomplet doit d’abord être rapproché du journal : il peut s’agir d’une réception non saisie, d’une ligne à compléter ou d’une opération qui ne respecte pas les règles du type de mouvement choisi.

Dans Mouvements, les champs prévus couvrent le numéro de mouvement, la date, le type, les entrepôts source et destination, le SKU, la quantité, le numéro de document et les notes. Le coût unitaire standard est récupéré depuis le registre des articles, puis utilisé pour calculer une valeur estimée du mouvement.

Selon le type choisi, le fichier vérifie la cohérence des emplacements et de la quantité. Une réception doit être positive et viser une destination. Une expédition doit être positive et partir d’une source. Un transfert doit comporter deux emplacements différents. Quant à l’ajustement, il accepte une valeur positive ou négative avec une destination seulement.

Les listes de choix reprennent les entrepôts configurés, les quatre types de mouvements et les SKU existants. Le numéro de mouvement est contrôlé pour éviter les doublons dans les lignes préparées. La date doit se situer entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2100, et la quantité doit être numérique et différente de zéro.

Un seuil minimal se saisit pour chaque article dans la feuille Articles. Lorsqu’un stock total est égal ou inférieur à ce seuil, l’état devient À commander. Le seuil par défaut visible dans Paramètres peut guider votre configuration initiale, mais le résultat repose sur la valeur inscrite dans la fiche de chaque SKU.

Un stock négatif est traité séparément. Cet état signifie que les sorties et ajustements valides dépassent les entrées calculées pour l’article. Avant de déclencher un achat, vérifiez les opérations concernées et comparez les soldes entre les emplacements : une réception oubliée ou un transfert mal renseigné peut expliquer l’écart.

La valeur estimée de l’inventaire correspond au stock total multiplié par le coût unitaire standard. Présenté en dollars canadiens, ce montant donne un repère de gestion pour suivre les sommes immobilisées en marchandises. Il ne représente pas un calcul automatique des coûts réels de chaque réception.

Dès l’ouverture, le Tableau de bord affiche le nom de l’entreprise et la date de mise à jour provenant de Paramètres. Les principaux indicateurs regroupent les unités en stock, la valeur estimée de l’inventaire, les articles à commander et ceux en stock négatif.

Une seconde rangée attire l’attention sur les mouvements à corriger et les mouvements à compléter. Le contrôle des unités compare le total calculé dans Articles au total présenté dans le sommaire des trois entrepôts. Le résultat affiche « Concordant » lorsque les deux valeurs correspondent ou « À vérifier » lorsqu’un écart apparaît.

Au bas de la feuille, les articles nécessitant une attention sont accompagnés de leur SKU, description, stock total et état. Le sommaire par entrepôt présente les unités, la valeur estimée et le statut de chaque site, tandis qu’un graphique illustre la répartition des unités entre les trois emplacements.