Feuille d’inventaire physique Excel : Modèle Gratuit 2026

Renseignez les paramètres de votre entreprise

Commencez dans l’onglet Paramètres, où les cellules prévues permettent d’indiquer le nom de l’entreprise, le responsable et la date d’inventaire. C’est aussi l’endroit où ajuster la tolérance d’écart de quantité et la tolérance utilisée pour le contrôle des totaux. Ces valeurs servent aux calculs du classeur.

Ajoutez ou remplacez au besoin les catégories, emplacements, unités et noms des compteurs dans les listes de référence. Ces listes alimentent les menus de sélection de l’onglet Inventaire physique.

Préparez la liste des articles à compter

Dans Inventaire physique, saisissez chaque article à partir de la ligne 7 : code article, description, catégorie, emplacement, unité, coût unitaire et quantité théorique. Les lignes sont préparées jusqu’à la ligne 506, ce qui offre de l’espace pour inscrire les nouveaux articles à la fin du tableau.

Les champs Catégorie, Emplacement, Unité et Compté par utilisent les listes définies dans Paramètres. Les coûts et quantités acceptent des valeurs numériques positives ou nulles; la date de comptage doit être comprise entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2099.

Saisissez les quantités réellement comptées

Au moment du décompte, inscrivez la quantité comptée dans la colonne prévue à cette fin. Ajoutez ensuite le nom de la personne qui a compté, la date et une note lorsque le contexte mérite d’être conservé. Une ligne sans quantité comptée demeure au statut À compter.

Dès qu’une quantité est saisie, Excel calcule l’écart de quantité et l’écart de valeur. Le statut passe à Conforme lorsque l’écart absolu respecte la tolérance configurée; sinon, il devient À vérifier. La colonne Révision requise affiche alors Oui ou Non.

Examinez les écarts au tableau de bord

Terminez dans Tableau de bord. Les indicateurs affichent le nombre total d’articles, les articles comptés, ceux qui restent à compter et ceux à vérifier. Les montants présentent la valeur théorique, la valeur comptée, l’écart total de valeur et l’avancement du comptage.

Un sommaire répartit aussi les résultats par catégorie, avec le nombre d’articles, les articles comptés, les éléments à vérifier et leur écart de valeur. Le contrôle final compare le total détaillé au sommaire par catégorie selon la tolérance définie dans Paramètres.

Un comptage fiable commence par une liste où chaque article est identifiable. La grille principale comprend le code article, la description, la catégorie, l’emplacement et l’unité, puis les données nécessaires pour comparer les stocks : coût unitaire, quantité théorique et quantité comptée.

Cette organisation aide notamment lorsqu’un même type de produit est réparti entre un bureau administratif, un entrepôt, un atelier ou une conciergerie. Les filtres du tableau permettent de travailler par emplacement, par catégorie ou par statut plutôt que de parcourir toute la liste sans repère.

Après le comptage, les colonnes Compté par, Date de comptage et Notes permettent de documenter le travail effectué. Une note comme « deux boîtes manquantes » reste ainsi liée à l’article concerné, au lieu de se retrouver dans un document séparé.

L’écart quantité correspond à la quantité comptée moins la quantité théorique. Si votre registre indique 24 boîtes et que le décompte en révèle 22, l’écart est donc de -2. L’écart de valeur est ensuite calculé en multipliant cet écart par le coût unitaire de l’article.

Le statut ne dépend pas d’une appréciation manuelle : il suit la tolérance d’écart de quantité inscrite dans Paramètres. Avec une tolérance de 0, toute différence entraîne le statut À vérifier. Une tolérance plus élevée peut convenir si vous acceptez un écart limité pour certaines méthodes de dénombrement.

Attention toutefois : une tolérance adaptée au comptage ne confirme pas l’origine d’un écart. Une marchandise mal rangée, une réception non inscrite, une erreur de quantité théorique ou une perte exigent des vérifications distinctes. Le fichier aide à cibler les lignes à examiner; il ne détermine pas la cause.

Au tableau de bord, les résultats se mettent à jour selon les données saisies dans Inventaire physique. Vous y voyez notamment le nombre d’articles comptés et le nombre d’articles qui restent à compter. L’indicateur d’avancement du comptage exprime la proportion des articles pour lesquels une quantité comptée a été inscrite.

Le sommaire par catégorie reprend les catégories inscrites dans Paramètres : fournitures de bureau, emballage, informatique, produits d’entretien et outillage dans l’exemple fourni. Pour chacune, il additionne l’écart total de valeur et isole les articles nécessitant une vérification.

Un graphique présente les écarts totaux de valeur par catégorie. Enfin, le contrôle final des totaux compare le détail des lignes au sommaire. Un résultat de contrôle conforme indique que ces deux niveaux de synthèse concordent dans la limite de la tolérance configurée.