Registre contrats fournisseurs PME Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Vérifiez les paramètres de départ

Dans Paramètres, les taux de TPS et de TVQ, la devise et l’horizon d’alerte d’échéance sont regroupés dans les cellules d’entrée. Les valeurs initiales affichent 5 % pour la TPS, 9,975 % pour la TVQ et 90 jours pour l’horizon d’alerte. Vérifiez-les selon votre situation et vos obligations applicables avant de vous y fier.

Créez une ligne pour chaque contrat fournisseur

Dans le Registre des contrats, saisissez les données dans les cellules bleues à partir de la ligne 7. Inscrivez un ID contrat, le fournisseur, son NEQ ou numéro d’entreprise, le contact et son courriel. Ajoutez ensuite le type de contrat, l’objet du service et le responsable interne pour faciliter le suivi par votre équipe.

Indiquez les dates et les conditions financières

Renseignez les dates de signature, de début et de fin, puis le préavis en jours. Inscrivez la valeur contractuelle avant taxes et précisez si la TPS et la TVQ sont applicables. La date d’avis de renouvellement, les montants de taxes et la valeur taxes incluses sont calculés automatiquement.

Complétez le suivi documentaire et consultez les alertes

Ajoutez la fréquence de facturation, l’emplacement du document et toute note utile. La colonne Alerte échéance indique notamment Conforme, Échéance prochaine, Avis de renouvellement requis, Échu ou À compléter. Passez ensuite au tableau de bord pour voir le total des contrats et les montants regroupés.

Un contrat ne se limite pas à un montant et à une date de fin. Pour prendre une décision à temps, il faut pouvoir relier l’engagement au fournisseur, au service rendu, à la personne responsable et au document signé. Le registre prévoit ces éléments, y compris le courriel fournisseur, le contact, le statut et un emplacement de document.

Chaque ligne comporte aussi des champs pour la fréquence de facturation et les notes. Cette structure aide à distinguer, par exemple, un contrat de télécommunications d’un mandat de comptabilité ou d’un service TI. Les listes proposées couvrent six types de contrats, dont les services professionnels, la location d’équipement et l’entretien et réparations.

Les choix de statut comprennent Projet, Actif, À renouveler, Échu et Résilié. Ils servent à organiser le registre, mais aussi à alimenter les indicateurs du tableau de bord. Il demeure important de mettre à jour le statut lorsqu’une entente est modifiée, renouvelée ou terminée.

Une date de fin sans rappel de préavis peut mener à un renouvellement automatique non souhaité ou à une interruption de service. Après la saisie de la date de fin et du nombre de jours de préavis, le fichier établit la date avis de renouvellement. Cette cellule est calculée : elle ne demande pas de saisie manuelle.

Selon la date du jour, le registre calcule aussi le nombre de jours avant échéance. L’alerte dépend de la date de fin, du préavis, du statut et de l’horizon indiqué dans Paramètres. Un contrat résilié affiche « Sans objet », tandis qu’une ligne sans date de fin complète peut afficher « À compléter ».

Avec l’horizon initial de 90 jours, un contrat qui arrive à échéance dans cette période reçoit l’indication Échéance prochaine. Ce réglage est modifiable entre 1 et 730 jours. Ajustez-le à votre rythme de révision et aux délais prévus dans vos ententes, sans supposer qu’un même délai convient à tous les fournisseurs.

Les montants sont saisis avant taxes dans la colonne de valeur contractuelle. Lorsque vous sélectionnez « Oui » pour la TPS applicable ou la TVQ applicable, les colonnes TPS et TVQ calculent les montants à partir des taux inscrits dans Paramètres. La colonne suivante affiche la valeur contractuelle taxes incluses.

Au Québec, les valeurs de départ sont 5 % pour la TPS et 9,975 % pour la TVQ. Elles sont présentées comme des paramètres modifiables, non comme une confirmation du traitement fiscal de chaque achat. Un fournisseur, un service ou une transaction peut exiger une validation distincte selon votre situation.

Le tableau de bord sépare la valeur active avant taxes, la valeur active taxes incluses et la valeur totale avant taxes. Cet écart permet de lire les engagements selon l’angle utile à votre suivi. Une cellule d’écart de contrôle compare la valeur totale aux sommes par type de contrat.

Au tableau de bord, les données du registre se mettent à jour automatiquement. Vous y voyez le nombre de contrats enregistrés, le nombre de contrats actifs, les échéances prochaines, les avis de renouvellement requis et les contrats échus. La date du jour est aussi affichée pour donner un repère aux alertes calculées.

Une répartition associe la valeur avant taxes aux types de contrat prévus dans le fichier. Le graphique visible reprend cette distribution. À côté, le nombre de contrats est ventilé selon les statuts Projet, Actif, À renouveler, Échu et Résilié.

Ce portrait sert à préparer une discussion de gestion : quels fournisseurs exigent une décision prochaine, quelle valeur est engagée dans les contrats actifs et quels dossiers demandent une mise à jour? Il ne remplace pas la lecture des clauses, du document signé ou des conditions de résiliation.