Suivi budget de projet au Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Configurer les paramètres du projet

Commencez dans Paramètres. La devise est indiquée en CAD, le seuil d’alerte budgétaire est modifiable et les taux de TPS et de TVQ sont présentés selon trois traitements fiscaux : TPS et TVQ, TPS seulement ou sans taxes. Ces valeurs doivent être adaptées avec prudence à la situation réelle du projet et du fournisseur.

Définir les postes dans le budget

Dans Budget, saisissez les cellules prévues pour le code budget, la catégorie, le poste budgétaire, le responsable et le budget prévu avant taxes. Chaque code doit être unique. Les autres colonnes calculent ensuite les montants confirmés, les engagements, l’écart et le statut à partir du registre des dépenses.

Consigner chaque dépense ou engagement

Pour saisir une opération, utilisez Dépenses : numéro, date, code budget, fournisseur, description, statut, traitement fiscal et montant avant taxes. Le choix du code budget reprend les codes créés dans Budget. La catégorie et le poste budgétaire sont alors remplis automatiquement.

Différencier le confirmé du prévu

Attribuez le statut Confirmé à une dépense réellement engagée et Prévu à un engagement à surveiller. Cette distinction alimente séparément les indicateurs du tableau de bord et évite de confondre ce qui a été payé ou confirmé avec ce qui pourrait encore changer.

Lire les écarts avant une décision

Au Tableau de bord, consultez le budget total, les dépenses confirmées, les engagements prévus, le total engagé et le solde disponible. Les contrôles de qualité signalent aussi les dépenses sans code budgétaire et le nombre de postes en dépassement.

Au tableau de bord, les renseignements de base du projet comprennent le nom, le client ou donneur d’ouvrage, le responsable, les dates prévues et le statut du projet. Le statut peut être choisi parmi En préparation, En cours, En attente, Terminé ou Annulé.

Quatre indicateurs financiers donnent une lecture rapide : budget total prévu avant taxes, dépenses confirmées, engagements prévus et total engagé. Une seconde rangée présente le solde budgétaire disponible, le pourcentage du budget engagé, les taxes des dépenses confirmées et le total à payer confirmé, taxes incluses.

Cette vue ne remplace pas l’examen des lignes de dépenses. Elle sert plutôt à préparer une discussion avec un client, un responsable de projet ou un fournisseur lorsque les fonds restants ou les engagements futurs demandent une décision.

Chaque ligne de Budget associe un code à une catégorie, un poste budgétaire et un responsable. Après la saisie du montant prévu, Excel additionne les dépenses confirmées et les engagements prévus qui portent le même code. Le total engagé est ensuite comparé au budget établi.

Le statut budgétaire indique Conforme lorsque le poste demeure sous le seuil défini, Vigilance lorsque le pourcentage engagé atteint le seuil d’alerte, puis Dépassement lorsque l’écart budgétaire devient négatif. Le seuil utilisé par les formules se trouve dans Paramètres et est réglé à 80 % dans le fichier fourni.

Un poste en vigilance n’est pas automatiquement une erreur. Il signifie qu’une marge limitée subsiste selon votre seuil. Vérifiez alors les dépenses prévues, les montants avant taxes et le code attribué avant d’autoriser un nouvel engagement.

Le registre des dépenses conserve le numéro de dépense, la date, le code budget, le fournisseur, la description, le statut et le montant avant taxes. Une fois le code choisi, la catégorie et le poste correspondant sont récupérés du budget. Cette liaison réduit le risque d’inscrire une dépense dans une catégorie qui ne correspond pas au poste prévu.

Selon le traitement fiscal sélectionné, le fichier calcule la TPS, la TVQ, le total des taxes et le total incluant taxes. Les paramètres fournis indiquent notamment 5 % pour la TPS et 9,975 % pour la TVQ dans le traitement « TPS et TVQ ». Ces taux sont modifiables; leur présence dans le classeur ne constitue pas une confirmation du traitement fiscal applicable à chaque achat.

Les sommes qui servent au suivi budgétaire sont toutefois les montants avant taxes. Les taxes confirmées sont affichées à part au Tableau de bord, ce qui aide à distinguer le budget du projet du montant total à payer.

Avant de considérer le suivi terminé, consultez la zone des contrôles de qualité. Elle compare le total des dépenses confirmées par codes aux montants confirmés remontés dans Budget, puis fait la même vérification pour les engagements prévus. Un résultat « À vérifier » invite à revoir les données liées.

Surveillez également le contrôle des dépenses sans code budgétaire. Sans code, une opération ne peut pas être rattachée à un poste précis et les totaux par budget risquent de ne pas refléter la situation attendue. Le registre prévoit aussi une validation des dates et des montants positifs avant taxes.

Enfin, assurez-vous que les opérations prévues qui ne sont plus pertinentes sont corrigées. Le total engagé additionne les confirmés et les prévus : laisser un engagement périmé dans le registre peut réduire artificiellement le solde disponible.