Suivi des bons de commande pour PME au Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Confirmez les paramètres du classeur

Dans Paramètres, vérifiez les taux de TPS et de TVQ, le délai d’alerte avant livraison, la devise CAD et le préfixe suggéré pour vos numéros de BC. Seules les cellules bleues sont à modifier. Les taux affichés doivent être confirmés selon votre situation fiscale et les achats visés.

Adaptez les fournisseurs et les choix de saisie

La feuille Listes regroupe les fournisseurs, personnes-ressources, téléphones, courriels et conditions de paiement. Elle contient aussi les statuts de bon de commande, de réception et de facturation, les catégories d’achat ainsi que les traitements Taxable et Exonéré. Les données déjà présentes sont des exemples que vous pouvez remplacer.

Inscrivez une commande sur une ligne

Dans Bons de commande, commencez à la ligne 6 et saisissez un bon de commande par ligne. Indiquez le numéro de BC, la date, le fournisseur, la description, la catégorie, le montant avant taxes et le traitement fiscal. Ajoutez ensuite les dates prévues et réelles de livraison, les statuts, le responsable et les notes nécessaires.

Mettez à jour la réception et la facture

Au fil du dossier, complétez le statut de réception, le numéro de facture fournisseur et le statut de facturation. Les colonnes TPS, TVQ, total avec taxes, état de suivi, écart de livraison et contrôle sont calculées : elles ne sont pas destinées à la saisie.

Examinez les priorités au tableau de bord

Au Tableau de bord, consultez le total des bons de commande actifs, leur nombre et leur valeur moyenne. Les indicateurs font aussi ressortir les retards, les réceptions partielles, les factures à recevoir, les montants à payer et les lignes dont le contrôle exige une vérification.

Chaque ligne du registre rassemble les données utiles à la gestion d’un achat : numéro de BC, date du bon de commande, fournisseur, description, catégorie et montant avant taxes. Vous pouvez également y inscrire la personne responsable, les notes internes et les renseignements liés à la facture du fournisseur.

Pour une livraison, les champs Date prévue de livraison et Date de réception permettent de suivre l’échéance réelle. Le classeur calcule ensuite l’écart de livraison en jours lorsqu’une date de réception est inscrite. Cette distinction est pratique pour vérifier un délai auprès d’un fournisseur ou documenter un retard.

Les choix de statut couvrent le bon de commande, la réception et la facturation. Un BC peut notamment être en brouillon, envoyé, confirmé, fermé ou annulé. Côté réception, le registre prévoit entre autres Non reçue, Partielle, Reçue, Refusée et Sans objet; la facturation permet de distinguer Non facturée, Facture reçue et Payée.

À partir du montant avant taxes, la feuille Bons de commande calcule la TPS, la TVQ et le total avec taxes. Pour un achat choisi comme Taxable, les taux inscrits dans Paramètres sont appliqués automatiquement. Les valeurs initiales du fichier sont de 5 % pour la TPS et de 9,975 % pour la TVQ.

Un traitement fiscal Exonéré produit des taxes à zéro dans les colonnes de calcul. Avant d’utiliser les totaux pour votre suivi financier, confirmez que le traitement fiscal sélectionné convient à l’achat. Le classeur offre un paramètre modifiable; il ne confirme pas le régime fiscal applicable à votre entreprise.

Les montants du tableau de bord sont présentés en dollars canadiens. Son total des bons de commande actifs exclut les lignes dont le statut du BC est Annulé. Cette même logique s’applique au nombre de BC actifs et à leur valeur moyenne.

Lorsqu’une commande demeure non reçue à l’approche de sa date prévue, l’état de suivi peut servir à prioriser vos relances. Le délai d’alerte avant livraison est réglé à 7 jours dans Paramètres et peut être ajusté. Une commande dépassant l’échéance peut apparaître comme En retard.

Après la réception, le statut de facturation oriente aussi le suivi. Une commande reçue sans facture peut être classée Facture à recevoir. Si la facture est reçue, l’état peut devenir À payer; avec une facture marquée Payée, il peut devenir Terminé. Les réceptions partielles sont identifiées séparément pour éviter de fermer un dossier trop tôt.

La colonne Contrôle signale une Date à vérifier si la date de réception est antérieure à la date du BC. Elle affiche aussi Facture manquante lorsqu’une facture est déclarée reçue ou payée sans numéro de facture fournisseur, et Doublon potentiel si le même numéro de BC est inscrit plus d’une fois. Un résultat OK indique qu’aucun de ces contrôles ne s’applique à la ligne.

Plutôt que de parcourir toutes les lignes, utilisez le Tableau de bord pour obtenir une vue des achats en cours. La feuille affiche le nombre et la valeur des bons de commande en retard, les réceptions partielles, les factures à recevoir, le montant à payer et les lignes à vérifier.

Une répartition par statut de suivi présente le nombre de BC et leur valeur totale avec taxes pour les états affichés : En cours, À suivre bientôt, En retard, Réception partielle, Facture à recevoir, À payer et Terminé. Le graphique de la feuille reprend cette valeur par statut.

À droite du sommaire, les engagements par fournisseur totalisent les BC actifs selon les fournisseurs de la feuille Listes. Le contrôle de cohérence compare ce sommaire au total du registre actif. Un écart à expliquer doit être de 0,00 $; sinon, vérifiez les données du registre et l’attribution des fournisseurs.