Suivi des commandes fournisseurs — Modèle Excel Gratuit 2026

Vérifiez les taux et les listes de référence

Dans Paramètres, les taux de TPS et de TVQ servent aux calculs des lignes taxables. Les valeurs initiales affichées sont 5 % et 9,975 %, mais elles demeurent modifiables : validez toujours le traitement fiscal applicable à la transaction avant de les modifier. Cette feuille contient aussi les listes de statuts, de catégories et de fournisseurs proposées.

Inscrivez une commande dans le registre

Pour saisir une opération, allez dans Commandes et complétez les cellules blanches à partir de la ligne 8. Indiquez notamment le numéro de commande, la date, le fournisseur, la date prévue de réception, le statut, le caractère taxable et le montant avant taxes. Le registre préparé couvre les lignes 8 à 507; les exemples visibles servent seulement à illustrer la structure.

Mettez à jour la réception et le paiement

À mesure que la situation évolue, inscrivez la date de réception, ajustez le statut commande et saisissez le montant payé. Une commande peut rester commandée, devenir partiellement reçue ou être marquée reçue; une commande annulée est traitée à part dans les résultats. Les notes permettent de conserver un détail utile, par exemple un article manquant ou une livraison reportée.

Consultez les indicateurs avant de relancer

Au Tableau de bord, les résultats se mettent à jour à partir du registre. Consultez le total des commandes actives, le solde total à payer, le nombre de commandes à recevoir, les retards et leur valeur. La zone de contrôles signale aussi un écart entre les totaux et les paiements ainsi que les soldes négatifs à vérifier.

Le registre de suivi commande fournisseur rassemble dix-huit colonnes, de No commande jusqu’aux notes de suivi. Vous pouvez relier une commande à sa date, son fournisseur, son numéro de facture fournisseur, sa catégorie et sa description. Les dates de commande, de réception prévue et de réception réelle permettent de documenter le cycle d’approvisionnement sans ajouter de feuille distincte.

Les colonnes de statut et de paiement répondent à deux questions différentes. Le statut commande décrit l’avancement de la livraison : Brouillon, Commandée, Partiellement reçue, Reçue ou Annulée. L’état paiement est calculé selon le total et le montant payé : À payer, Partiellement payée, Payée ou Sans objet pour une commande annulée. Cette séparation évite de conclure qu’une livraison est réglée parce que son paiement est complet.

Des contrôles de saisie encadrent plusieurs champs. Le numéro de commande doit être unique lorsqu’il est renseigné; les dates de réception prévue et réelle ne peuvent pas être antérieures à la date de commande. Les montants avant taxes et les montants payés acceptent des valeurs positives ou nulles. Ces vérifications réduisent les incohérences courantes dès l’entrée des données.

Lorsqu’une ligne est identifiée comme taxable, Excel calcule la TPS et la TVQ à partir du montant avant taxes et des taux inscrits dans Paramètres. Le total commande additionne le montant avant taxes et les deux taxes calculées. Si la commande est indiquée non taxable, les deux calculs de taxes restent à zéro.

Le solde à payer correspond au total commande moins le montant payé. Cette logique convient au suivi courant d’un achat fournisseur, y compris lorsqu’un paiement partiel a été effectué. Un solde nul ou négatif fait passer l’état de paiement à Payée, sauf pour une commande annulée, dont l’état devient Sans objet.

Avant de considérer les totaux comme des montants comptables définitifs, vérifiez la nature de chaque transaction et les taux applicables. Les paramètres sont volontairement modifiables, car une configuration fiscale peut varier selon le fournisseur, l’achat ou la situation de l’entreprise. Le fichier calcule selon les valeurs présentes dans la feuille Paramètres; il ne valide pas l’admissibilité fiscale d’une dépense.

Une commande en retard est comptée lorsque sa date prévue de réception est antérieure à la date du jour et que son statut n’est ni Reçue ni Annulée. Le tableau de bord affiche à la fois le nombre de ces commandes et leur valeur totale. Cette lecture aide à prioriser les suivis auprès d’un fournisseur plutôt que de parcourir chaque ligne du registre.

La section de répartition présente le nombre de commandes dans chacun des cinq statuts, accompagnée d’un graphique. Pour une gestionnaire qui doit faire un point hebdomadaire, cette vue distingue rapidement les commandes encore à recevoir des brouillons ou des dossiers clos. Elle se fonde sur les statuts inscrits dans Commandes, ce qui rend la mise à jour régulière essentielle.

Enfin, les contrôles de cohérence comparent les totaux des commandes actives aux montants payés et aux soldes. Un état OK apparaît lorsque l’écart est nul et qu’aucun solde négatif n’est détecté; sinon, l’état indique À vérifier. Ce signal ne corrige aucune donnée : il invite à revoir une ligne dont le paiement ou le total semble incohérent.