Suivi des coûts d’achat pour PME au Québec — Modèle Excel Gratuit 2026

Mettre à jour les paramètres de travail

Commencez dans Paramètres. Cette feuille contient les statuts fiscaux, les taux de TPS et de TVQ, les catégories d’achat, les modes de paiement, les états de paiement et les projets ou centres de coûts. Les valeurs visibles sont modifiables dans les cellules prévues à cet effet. Les taux affichés, soit 5 % pour la TPS et 9,975 % pour la TVQ sous le statut taxable, demeurent des paramètres de travail à confirmer selon la nature de l’achat et votre situation fiscale.

Ajouter les fournisseurs au répertoire

Inscrivez ou mettez à jour chaque fournisseur dans l’onglet Fournisseurs avant de saisir ses achats. Le répertoire prévoit un code, le nom, une personne-ressource, un courriel, un téléphone, les conditions de paiement en jours ainsi que les numéros de TPS et de TVQ. Les noms de cette liste sont proposés dans le champ Fournisseur du registre.

Saisir un achat par ligne

Dans Achats, entrez les informations d’une opération dans les cellules de saisie : date d’achat, fournisseur, numéro de facture, catégorie, description, projet ou centre de coûts, quantité et coût unitaire avant taxes. Ajoutez ensuite le statut fiscal, l’état de paiement, les dates d’échéance et de paiement, le mode de paiement et toute note utile. Les lignes préparées vont de la ligne 6 à la ligne 205.

Vérifier les montants calculés

À partir de la quantité et du coût unitaire, Excel calcule le montant avant taxes. Le statut fiscal choisi détermine les taux appliqués, puis les colonnes TPS, TVQ et coût total se calculent automatiquement. L’identifiant d’achat est aussi créé à partir de la date et du numéro de ligne lorsque la date est renseignée.

Consulter les indicateurs de gestion

Terminez au Tableau de bord pour lire les coûts totaux, le nombre d’achats, le coût moyen par achat et le montant à payer. Un contrôle compare le total du registre au total du sommaire par catégorie. Un écart nul indique que ces deux totaux concordent dans le fichier.

Une dépense mal décrite devient difficile à retrouver au moment de revoir un budget, de répondre à une question interne ou de vérifier une facture. Le registre Achats rassemble les éléments qui permettent d’identifier l’opération : fournisseur, numéro de facture, catégorie, description et notes.

Pour relier une dépense à une activité précise, le champ Projet / centre de coûts peut recevoir les valeurs prévues dans Paramètres. Une entreprise peut ainsi distinguer l’administration, le général, le développement des affaires ou les projets clients déjà inscrits dans sa liste.

Chaque ligne comprend aussi la quantité et le coût unitaire avant taxes. Cette structure convient autant à un achat unique qu’à une dépense récurrente, par exemple un abonnement logiciel ou un service de télécommunications, sans confondre le prix avant taxes et le total déboursé.

Dans le registre, le choix du statut fiscal est central. Les options préparées sont Taxable, Exonéré et Hors taxes. Excel recherche alors les taux correspondants dans Paramètres et calcule les montants de TPS et de TVQ sur le montant avant taxes.

Les paramètres affichent 5 % de TPS et 9,975 % de TVQ pour une opération taxable. Pour les statuts Exonéré et Hors taxes, les taux préparés sont à zéro. Cette logique sert au suivi interne des coûts; elle ne confirme pas à elle seule le traitement fiscal applicable ni les taxes récupérables par l’entreprise.

Avant de modifier les taux, vérifiez l’incidence souhaitée sur les calculs futurs du registre. Les cellules de calcul ne demandent pas de saisie : les colonnes de taux, de taxes et de total sont alimentées par formules à partir des données de la ligne et des paramètres choisis.

Au-delà du coût, une PME doit savoir quand le paiement doit sortir. Les colonnes État de paiement, Date d’échéance et Date de paiement servent à suivre cette partie du cycle d’achat. Les états disponibles incluent Payé, À payer, Paiement partiel et Annulé.

Le Tableau de bord additionne les coûts totaux des achats marqués À payer ou Paiement partiel dans l’indicateur Montant à payer. Il compte aussi les factures échues lorsque l’état n’est ni Payé ni Annulé et que la date d’échéance est antérieure à la date du jour dans Excel.

Cette lecture évite de traiter toutes les dépenses comme si elles avaient déjà été réglées. Une date d’échéance exacte et un état mis à jour après le paiement rendent cet indicateur plus fiable pour organiser les déboursés à court terme.

Au tableau de bord, un sommaire additionne le coût total de onze catégories : fournitures de bureau, logiciels et abonnements, matériel informatique, publicité et marketing, télécommunications, déplacements, repas et représentation, sous-traitance, entretien et réparations, loyer et occupation, ainsi qu’autres frais d’exploitation.

La colonne Part du total indique le poids de chaque catégorie parmi les dépenses inscrites au registre. Le graphique présent reprend cette répartition par catégorie. Cette vue peut éclairer une discussion sur les achats qui augmentent, mais elle dépend directement de la catégorie sélectionnée pour chaque ligne.

Un bloc de contrôle compare le total du registre des achats avec le total du sommaire par catégorie. Si un écart apparaît, vérifiez d’abord les lignes saisies, les catégories choisies et les montants avant taxes. Le contrôle porte sur les données du fichier, non sur les pièces justificatives externes.